学院团委会议开展指导

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在

一起进行讨论、交流的活动。在准备会议之前，首先要明确会议目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体问题。

一、会议前期： 1. 前期准备

确定与会人数，制定签到表，安排坐椅，佩戴证件，带笔记本，笔，团旗，部旗，桌牌，茶杯，条幅，会议记录表 2．场地申请

如需场地，要申请，填写申请表， 详细申请表的填写方法见申请表格式及规范用法。 3．通知人员

发出会议通知（包括会议名称、内容、时间、地点、与会人员佩戴证件和笔记本、笔） 4．会议会场布置

① 会议条幅：要提前制作好并认真检查条幅内容的正确性（特别是要注意词义的具体情境）并在会议前及时挂出。

② 音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒电池电量是否充足）

③ 投影设备：需在会议前一天找到相关负责人调试好。

④ 桌椅位置的摆放方式：一是环绕式，就是不设立台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。二是是式，注意座位要设立为奇数 。 ⑤ 茶水：安排后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。

⑥ 签到表：一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，以便留底登记。

⑦ 会议纪要：一般会仪结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档。 5．主持人

①主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满。

②走上台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。

③入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，左手持稿的底中部，右手五指并拢自然下垂。双手持稿时，左手持夹子的中部，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。 ④主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。

⑤主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

⑥主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。

6.团旗

需提前申请团旗。详见申请表格式及规范法。布置会场时团旗悬挂于左侧。 二、会议中期： 1．会议流程

大会第一项 奏团歌 大会第二项 介绍到场嘉宾 大会第三项 学员发言 主任发言 发言 领导发言

大会第四项 颁发证件或奖品，并照相留念 大会第五项 唱部歌或校歌

大会第六项 宣布会议结束 欢送领导先行退场 2．会议记录

历次会议应有专门的会议记录人员进行会议记录。会议记录表格见下。 3．会议发言

会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。

正式发言者，应衣冠整齐，走上台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲

究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。 自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。 4.表决

参与表决人数为单数，便于产生表决结果。 注意会场纪律。

三、会议后期： 1.学生退场 照相留念 2．清理会场 3. 会议记录的整理 4．会议总结 5．会议记录及时归档