信息系统规划案例

一、企业概述

某厂是一家铁路罐车生产定点企业，是我国较大的铁路客车、货车修理厂家,产品覆盖全国，并出口亚非欧国家和地区。

二、企业环境 1、国际环境

中国加入WTO以后,国际知名的机车车辆制造企业,有的凭借贷款的优惠条件，有的采用租赁经营手段，有的以合资合作作为跳板,把产品、资金、技术推入国内市场，这对我国整个机车车辆工业带来严峻的挑战。

2、国内环境

进入21世纪，中国企业的市场环境渐趋完善，面向市场经济的经济结构、格局和秩序已经形成并逐步规范。另外，随着IT技术的飞速发展，Internet/Intranet技术和电子商务的广泛应用，企业面临的竞争环境发生了根本性变化。管理思想的转变及客户需求的提高，迫使企业的经营方式由生产主导型转向市场主导型、由粗放式经营转向集约化经营、由部门级管理转向企业级协同商务.

3、行业环境

2000年末，中国机车车辆集团总公司重组为南、北两大公司，并与铁道部脱钩.脱钩重组后，每个机车车辆企业头上失去了保护伞，直接感受到了市场竞争的压力和挑战。脱钩重组打破了国外企业、其他企业进入铁路市场的壁垒，中国机车车辆市场份额将被重新分割。

4、管理的现状

某厂在进行管理信息系统的开发之前，管理信息化仅限于部门应用.财务部门于2001年开始采用商业化财务软件，部分库房（备品库）自行开发了管理系统,供销处、生产处、分解检查处、库房等部门的业务仍延用手工处理。全厂的采购、销售、库房管理均使用手工处理,工作量大且经常出错。由于缺少企业基础信息管理平台，验收、入库、领料等业务较为混乱.车间物资消耗失控，造成大量浪费，虽然可以通过考核进行控制，但都是事后的反映，造成的浪费已经形成,给企业造成的损失已经发生。企业决策者只能看到只见树木不见森林的各式各样报表，根本无法及时掌握企业的销售、成本、费用状况做出科学决策。

三、系统规划 1、组织机构情况

某厂设有厂办、规划处、财务处、供销处、生产处、分解检查处、质检处等多个部门，还有26个车间,87个库房.各部门的业务涉及到物资采购计划、采购管理、生产领用、委外加工、物资存储管理、存货成本核算、存货占用资金控制、销售管理、产品成本核算与分析等各方面.

2、系统建设目标

(1)建立一个事前计划、事中控制、事后分析的系统,为企业决策层提供准确、及时、可靠的决策信息。

（2）车间按费用计划限额领料，有效控制车间的直接材料消耗和其它费用。 （3）直接材料的消耗按部门和成本对象归集，及时准确的核算产品成本。 （4)各部门可以及时取得本部门的直接材料消耗和其他费用的发生，以便控制材料消耗和费用。

(5）规范业务流程,杜绝漏洞，建立管理信息系统.同时减轻财务人员的工作，提高财务核算的准确性和及时性。

（6)财务部门可根据及时准确的数据,有效地进行成本核算和控制，加强财务部门的监督和管理职能。

（7）加强各部门之间的信息共享，使物流、资金流、信息流在各个相关部门有效协同。

3、实施阶段的划分

按照系统规划的的时间要求,对系统的开发确定具体步骤,并明确每一步骤的起止时间。具体的阶段划分如下：

(1）成立项目组织机构； （2）制定实施计划；

（3）培训企业各个层次的人员； (4)准备各种数据； （5）系统开发；

（6）制定工作标准与工作规程; （7）切换系统; （8）评价改进。 4、子系统划分

采用系统规划方法对企业进行规划，初步确定各子系统如下： （1）采购管理。具体包括采购计划、采购管理和应付管理. （2）物资管理。具体包括库存管理、存货核算和总账. （3）销售管理.具体包括备品计划、销售管理和应收管理。

（4）报表管理。 (5）决策支持. 5、网络拓扑

系统采用C/S结构，具有良好的扩展性和灵活性。具体拓扑结构如下图所示。

6、业务处理流程调查

经过现场需求调研和客户需求调查，对某厂物资管理业务进行了调研、分析，对采购、销售、库存的业务流程进行了优化和重组,优化后的业务流程分别如下：

（1）采购管理

采购是由供销处按计算出的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。生产处根据销售定单制定生产计划，采购计划系统根据分解检查处提供的有关材料定额资料以及生产处提供的生产计划，考虑现有库存情况,生成采购计划。供销处根据采购计划采购。

采购业务管理实现流程如下所示： ①由供销处的计划员填写采购订单； ②由供销处采购员填制、打印待验入库单;

③由财务处的财务人员录入采购,进行采购销算；

④由仓库管理人员确认入库.

通过系统，可以进行采购订单执行情况的监控,采购情况的查询，采购结算情况分析，供应商存货成本分析等，并实现采购物资成本的自动计算并记账。

(2)销售业务

销售业务主要由供销处进行处理，销售业务发生时，供销处在销售管理系统中录入销售发货单和销售,系统自动冲减库存系统的货物现存量.销售发货单审核后自动生成销售出库单传递给库存系统,库存系统为销售系统提供可用于销售的存货的现存量。财务处根据销售进行销售审核，系统根据审核后销售确认销售收入。销售出库单在库房审核后,传给存货核算系统。存货核算系统将计算出来的存货的销售成本传递给销售系统。销售系统根据销售收入、销售成本,提供销售毛利分析等分析内容。

销售业务处理流程如下：

①由供销处的销售员录入销售发货单和开出销售，交由销售主管审核； ②由管理信息系统生成销售出库单，由仓库管理人员审核后，开出销售出库单； ③财务处进行存货核算，合计存货账，并确认销售成本.销算合计审核,并确认应收款；

④将相关信息传送至管理人员。 （3)存货库存管理

存货是企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产.为了反映和监督存货的收发、领退和保管情况，某厂对其存货的采购以及收、发进行严格的控制，尤其对生产领料,基本全部采用限额领料单（限额情况由分解检查处确定）。每一次领料都需要明确哪个车间领用，为哪个工作号的哪个车号领用，一方面用于部门业绩考核，一方面便于产成品成本的计算。产成品、半成品、备品备件等的管理也需要通过表单进行严格

的控制。

存货管理的总体流程如下：

①仓库方面,由库管员提供产成品入库单，其它入库单,材料出库单，调拨单，盘点单； ②财务方面，使用产成品入库单，其它入库单，材料出库单，其它出库单，调拨单，盘点单，进行存货核算合计记账,。

（4）委托加工业务

某厂存在较多委托加工业务，为了加强对委托加工业务的核算，开发专项解决方案，设计了委托加工流程和相应单据，实现对存放在外部的材料数量及金额的准确核算和委托生产的半成品成本的核算。

①仓库方面，由库管员A录入委托加工出库单(材料）和委托加工入库单（自制半成品)；

②仓库方面,由库管员B审核委托加工出库单（材料）和委托加工入库单（自制半成品）；

③财务方面，记账。 (5)存货核算

存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件.对它的管理除了加强对物的核算外,还需加强对其占用资金的核算.以努力降低存货成本，减少存货资金占用，提高存货资金周转率。存货核算系统就是用来满足某厂这种管理需要而配备的。通过财务处进行以下简单的操作，即可得到存货周转率的分析，ABC成本分析，实际库存资金的占用额与计划额之间的差额分析,不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本的统计分析等信息。

①单据记账;②存货调整;③期末仓库处理；④月末销账.

(6）期末处理

月末,各处室、车间、仓库的对账可由计算机自动完成，产品成本数据也由计算机自动汇总形成，操作的流程如下：

仓库对账 是否正确？ 调整 采购管理 销售管理 库存系统结账

四、系统实施效果

1、完善了计划管理体系.如开发了采购计划、备品计划、费用计划，很好的规范了采购业务和安排备品生产，实现对各项费用的控制.

2、委托加工业务效率提高。可以实现录入委托加工出库单，委托加工入库单以及相应的处理流程,账表等。

3、整个业务发生过程中的单据处理,都在开发的程序中进行,能够进行账表查询，成本计算并生成凭证传递到财务系统。

4、完成了特殊账表需求，比如暂估入库情况分析表，出库汇总表等。

5、在开发的业务处理程序中，内置了工作流、审批流，并可实现角色权限自由定义，实现了对业务的控制。每一个角色进入系统，面临的是自己要处理的单据和有权看到的内容、有权进行的操作,使操作员更容易理解和操作。