文书管理办法

第⼀章⽂书管理办法第⼀节概述

第⼀条在⽇常⾏政办公⼯作中，需要处理和应⽤⼤量的⽂书，为保障整个企业经营活动的顺利进⾏，提⾼⽂书处理⽅⾯的能⼒与效率，需制定科学、规范的⽂书管理⽅案，使⽂书管理⾛上系统化、标准化、信息化的轨道，以提⾼办公效率。

第⼆条⽂书管理⽅案⽤于企业对各种规定、来往⽂件、报告、决议等⼀切业务⽤⽂书进⾏管理的具体说明。包括：⽂书承办部门、⽂书类别、⽂书处理程序、⽂书处理⽅式、⽂书格式标准等。

第三条本办法所称⽂书管理，指司属各部门及各下属单位，包括党⽀部办公室、⾏政综合部、其他各职能部门及下属⼦公司与外界来往的⽂书，及各部门之间来往的⽂书，⾃收（发）⽂⾄归档全部过程的办理与管理。

第四条如公司组织机构（部门设置及分⼯）发⽣调整，本管理办法涉及的内容将根据新界定的情况进⾏⾃动变更与调整，不再另⾏通知。第⼆节承办部门第五条管理部门

⼀、公司各部门与外界来往⽂书的收受与发送由⾏政综合部统⼀办理。各下属单位所在地的总收受与发送由其所属⾏政主管部门办理。

⼆、管理部门应指定专⼈负责来往⽂书的核稿、收发、拆封、登记、审批、分⽂、稽催、监印、档案管理等事宜。第六条主办与会办部门

⼀、⽂书内容所涉及的业务主办部门为该项⽂书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项⽂书的会办部门。

第三节发⽂处理

第六条发⽂处理⼯作流程

1、要符合国家的⽅针、法律法规(党政机关公⽂处理⼯作条例(中办发〔2012〕14号 )和公司规章制度、实施细则的规定。如提出新的规定，应尽量与原来的有关规定进⾏衔接，并加以说明。

2、情况要确实，观点要明确，⽂字要精炼，条理要清晰，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要⼒求简短。3、引⽤的公⽂要写明发⽂机关、公⽂编号、标题和发⽂时间。4、草拟公⽂必须使⽤统⼀格式的公⽂稿纸，字迹要清楚，⽂⾯

5、不要滥⽤简称。年⽉⽇、⼈名、地名、⽂件名称、事物名称等⼀般不要简称。

（⼆）公⽂审核。公司的⽂稿在送领导签发前，应先由起草⽂件部门负责⼈核稿签字后，再送⾏政综合部进⾏规范审核。

1

2、是否符合国家的⽅针、、法律、法规；与公司发过的公

3

4、处理程序是否完备，⾏⽂关系、公⽂格式是否符合规定。5

6、审核时如发现不妥之处，必须进⾏修改，属于重要的原则性的问题，应退回原拟⽂部门修改，改动过⼤的，要由拟稿⼈重新修正。

（四）公⽂签发。公司⽂件，视情况由董事长、总经理、副总经理、部门负责⼈签发，但对外⾏政⽂件⼀律由董事长或总经理进⾏签发。

（五）公⽂拟稿、改稿和签发，可采⽤打印或⿊墨钢笔，禁⽌使⽤铅笔、圆珠笔或其他彩⾊笔。（六）签发后的公⽂原则上不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

（七）公⽂签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发⼯作，由⾏政综合部指定专⼈负责。打印⽂件要美观⼤⽅，符合公⽂格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、⽉、⽇的中上⽅，上沿不压正⽂，下沿略压年、⽉、⽇，如正⽂末页⽆空档，可另起⼀空⽩页注上⽇期盖章。

（⼋）公⽂校对⼀般由拟稿⼈负责，特殊情况时由⾏政综合部⽂书组依原稿进⾏校对，⾮主办⼈不得擅⾃改动原⽂。校对时未发现的差错，由拟稿⼈负责；校对后，⾏政综合部⽂书组没有改正的，由⾏政综合部⽂书组负责。第四节公⽂处理第七条⽂书分类

⼀、涉密类：具有专利性、独特技术性的资料、上级部门发送的涉密⽂件及特定列管的业务机密⽂件，仅部门负责⼈以上⼈员核阅处理；

⼆、A类：凡关系重⼤，⾜以影响公司权益的⽂书，应呈总经理核阅后分⽂办理，需部门负责⼈以上⼈员核阅处理；三、B类：⼀般⽂书及经常性业务往来⽂书，可以以公开⽅式处理；

四、C类：各部门⼀般通知或参考性的函件⽆需呈批，仅登记分⽂直接交经办部门处理后归档，可以以公开⽅式处理；五、其他类：与公司业务⽆直接关系的报表、宣传或印刷函件，⽆需收⽂、登记，可直接送有关部门参阅，可以以公开⽅式处理。

第⼋条涉密⽂书处理规定

⼀、各级⼈员处理密件资料，需严守秘密。因泄密⽽造成损害的，由泄密⼈员负责并接受相应处分，情节严重者交由机关处理。

⼆、密级⽂件递送时，应以信封袋加密封装，送件⼈及收件⼈拆阅时均需在登记单上签名。第九条处理程序⼀、收⽂或⽂件制发

（⼀）外来⽂件收⽂统⼀由公司⾏政综合部登记并承办，直接送⾄各职能部门的⽂件应及时送⾄⾏政综合部办理后转办；（⼆）内部制发⽂件需要会签时，由起草部门编号及填写《公司⽂件签发笺》并进⾏会签。⼆、分⽂转办

（⼀）⾏政综合部收⽂登记后，根据业务性质提出拟办意见报公司领导审批后分送各有关职能部门处理；（⼆）内部制发⽂件统⼀由⾏政综合部拟定字号后做发⽂登记，根据⽂件内容、性质分送有关部门处理。三、会签

（⼀）各职能部门收到需参与会签的呈批件时，需认真表达对本草案的意见，并应积极配合提供相关资料供起草部门参考；（⼆）⽂书会签后转送起草部门，由起草部门按程序处理；

（三）各级审核及会签⼈员在《公司⽂件签发笺》上要明确意见、签名和标⽰处理⽇期。四、审核

起草部门根据会签部门会签意见，汇总整理得出结论，若会签意见不⼀致，需协商可送总经理核定。

五、批⽰

（⼀）总经理或其他被授权批⽰者做最终的肯定、否定等批⽰并签字；

（⼆）如果意见分歧较⼤时，总经理可召开总经理办公会议或专题讨论会集体研究决定。六、执⾏

（⼀）起草部门根据总经理批⽰内容将公⽂影印送⾏政综合部及会签部门备案，公⽂正本⾃⾏归档备查；

（⼆）需对外发⽂时，统⼀交由⾏政综合部打印、盖章、分发、呈批件原件和打印件两份⾃⾏归档备查，⾏政综合部需对呈批件原件归档备查；

（三）⾏政综合部⽂书处理前须填写《收（发）⽂登记簿》。七、督办督察

经办部门如未能如期办妥⽂件，应于处理期限届满前，若时间不长，经请⽰分管领导同意和报备⾏政综合部后，以⼝头通知更改处理期限，若时间较长，经请⽰分管领导同意和报备⾏政综合部后，应以《⽂书催办单》送经办部门负责⼈交由经办⼈填注拟完成⽇期及迟延原因，经负责⼈批核后⽅可延期执⾏；⼋、归档

(⼀)任何红头⽂件正本均需交由⾏政综合部归档存查，若执⾏部门必须使⽤正本时，可暂时登记借出使⽤后归还或以复印件存档；

(⼆)存档⽂件普通件保存3年，涉密⽂件根据上级来⽂要求应及时报准监督销毁。第⼗条公⽂的处理程序

⼀、公⽂专指⾏政综合部以公司名义的收⽂、⽂件制作与发⽂；⼆、收⽂程序：签收、拆封、登记、分阅、承办、催办、归档；

三、⽂件制发程序：主办部门承办⼈拟稿，部门负责⼈审核，办公室核稿，总经理签发，⾏政综合部负责登记、编号、缮印、封发。

四、⽂件中涉及多部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责⼈签字为准；

五、⾏政综合部有权根据规定及有关对⽂稿进⾏修改，内容不实，格式不符的⽂稿可以退回拟稿部门；六、上报、下发的⽂件应注明密级、急缓程度与发放范围。第五节各类⽂件签署流程第⼗⼀条⾏政会议纪要

⼀、会会议纪要：党办拟稿⼈--党办主任审稿--党办分管领导审稿、签署意见--党⽀部审稿、签发

⼆、董事长例会会议纪要：⾏政综合部拟稿⼈--⾏政综合审稿--⾏政综合部分管领导审稿、签署意见--董事长审稿、签发

三、总经理办公会会议纪要：办公室拟稿⼈--⾏政综合审稿—综合部分管领导审稿、签署意见--总经理审稿、签发第⼗三条专题会议纪要：⼀、⼯作调度类

分管领导对接⼈拟稿--⾏政综合审稿--专题会议主持⼈审稿、签发⼆、⽐选会议类

业务部门拟稿⼈--业务部门负责⼈审稿--⾏政综合审稿--专题会议主持⼈审稿、签发

三、呈上级请⽰、报告：业务部门拟稿⼈--业务部门负责⼈审稿--⾏政综合审稿--业务部门分管领导审稿、签署意见--总经理审稿、签发⽇常⽣产经营管理事项⽀付、签署三重⼀⼤事项意见--董事长审稿、签发三重⼀⼤事项⽀付

四、对外申请、报告：业务部门拟稿⼈--业务部门负责⼈审稿--⾏政综合审稿--业务部门分管领导审稿、--总经理审稿、签发⽇常⽣产经营管理事项⽀付、签署三重⼀⼤事项意见--董事长审稿、签发三重⼀⼤事项⽀付五、简报（内部）

业务部门拟稿⼈--业务部门负责⼈审稿--⾏政综合审稿--业务部门分管领导审稿、签署意见

六、公司内部通知：业务部门拟稿⼈--业务部门负责⼈审稿--⾏政综合审稿--业务部门分管领导审稿、签发

七、⽇常内部业务审批：业务部门负责⼈审核--授权内⽇常事项由业务部门及业务类别分管领导分别或共同签发（重要事项由总经理签发）第七节附则

第⼗四条本办法由公司⾏政综合部制订并负责解释与检查。

第⼗五条本办法试⾏草案报公司⽀部扩⼤会、党政联席会、董事会审批施⾏，修改时亦同。

第⼗六条本办法施⾏后，凡既有的类似相关管理规定⾃⾏终⽌，除与国家或地⽅要求相抵触的规定外，应以本办法为准。