制定商务谈判计划

实训课题3 制定商务谈判计划

一、 实训目的和要求

☼ 实训目的 了解在商务谈判开始之前组成谈判小组、谈判力、 进行人员分工、确定谈判目标、确定谈判地点、 确定谈判进程、制定谈判策略、 准备谈判资料、准备谈判合同文本、 制定应急预案等制定商务谈判计划的关键内容。

☼ 实训要求 掌握制定商务谈判计划的基本方法并学会制定商务谈判计划。

二、 谈判情景

通过“情报收集及制定谈判预案”的各项准备工作，你对海口金盘饮料公司已经有了一定的了解。并且已经与该公司采购部门负责人取得联系，向对方提交了相关的资料，并进行了前期的沟通。该公司表示对与你厂合作很有兴趣，准备于下周与你公司进行首次谈判。由于双方过去并没有合作过，彼此都不够了解，也为了使谈判有一个好的开端，你向对方建议派人到你公司考察，并进行商务谈判。对方同意了你的建议，但由于对方的管理流程的，他们的谈判代表没有最终的决策权，要求第一轮谈判并不签订合同，达成基本意向之后他们要向总公司汇报，听取总公司意见后下一轮谈判要在对方所在地进行。

你向你的老板进行了汇报，老板很高兴，指定你为本次谈判的组长。谈判小组的成员也由你组织。公司技术部门已经对你收集的“金盘”矿泉水瓶进行了技术分析。令你欣慰的是你公司生产的PET材料完全可以满足金盘饮料公司的技术要求。在“透明度”、“纯度”等一些指标上比他们过去使用的材料还要好一些。

你知道现在需要制定一份完整的“商务谈判计划”，这关系到谈判的结果，也直接影响你们公司的利益及你在公司的前途。

三、操作步骤

☼ 第一步 组成谈判小组。

谈判小组成员除了必须具备相应的专业技术知识外，还必须具备一定的谈判经验，而且能够融洽地处理同事之间的关系以及与谈判对手的关系。为了使谈判高效运作，你可以向公司建议你准备的谈判小组成员为：

谈判组长：本次谈判的前线总负责人，老板已经指定你为组长。

技术专家：负责产品规格、生产技术、质量保障、售后服务、知识产权等方面的事务。建议由公司总工程师担任，公司技术部负责人备选。

商务专家：负责数量、价格、交货方式、保险等方面的事务。建议由公司销售部负责人担任，或者由你本人兼任。

财务专家：负责付款方式、信用保证、担保等财务方面的事务。建议由公司财务部负责人担任，公司主管会计备选。

法律专家：负责相关法律的准备、合同文本的准备、合同条款的法律解释等法律方面的事务。建议由公司法律顾问担任，如果公司有法务部门或者公司办公室有专门负责法律工作的专员则作为备选。

后勤保障人员：谈判人员的吃、住、行总管，谈判会场的准备、各种宴请的安排、礼品准备、信息资料的整理及保管，谈判过程的记录等。建议由公司办公室秘书担任，办公室行政后勤专员备选。

☼ 第二步 进行人员分工。

根据谈判小组成员的各自特长，进行合理分工，明确责任范围，重要的是解决在分工基础上的小组成员的全面合作问题。在公司根据你的提议确定完谈判小组成员后，你需要组织一次全体成员会议。会上将你所了解到的对方的全部情况向全体成员详细说明，进行明确分工，强调合作。在开始的动员会上，你作为组长切不可对其他成员负责的事务给出结论性建议。这样不利于发挥大家的积极性。

☼ 第三步 确定谈判目标。

谈判的“目标”通常可以用一句话表达。比如“我们认为谈判目标是……”。谈判目标必须明确、具体，谈判组成员必须清楚认识到它是谈判的核心原则，一切谈判工作都必须围绕着谈判目标的实现而开展。就此次谈判而言，我们的谈判目标是成为“金盘饮料公司”PET材料供应商，通过与“金盘饮料公司”的合作，建立海南的样板用户，为进入海南PET市场打下良好的基础。

☼ 第四步 确定谈判地点并做好相关准备。

由于下一轮谈判将在对方所在地进行，对方谈判人员又没有最终的决定权，如果下次谈判在对方公司会议室进行时他们会有更多的压力，并且可能会每事都向上级请示，延缓谈判进程。为了避免在对方公司谈判时的被动局面，我们本次主场可以安排在接待对方代

表的酒店。那么下一轮在对方所在地谈判时也可以要求在酒店会议室进行。这样很公平合理。另外，安排在对方所住的酒店可以让对方代表消除由于第一次到我方而带来的陌生和紧张的感觉，有利于创造出良好的谈判开局气氛。

当然，这样的要求要付出一定的代价，会增加租用酒店会议室的费用，但这样的费用承担是值得的。

☼ 第五步 确定谈判进程。

拟订时间表与对方协商，或者确认对方拟订的时间表。明确时间、议题、预期达到的结果。注意，在不能按照预期进行谈判时的补救措施。如某天没能就某议题达成协议则利用晚上的时间继续谈判。本周未能达成一致，利用周末继续谈判，或者暂停谈判另外安排时间、或者延长谈判时间等。

本次谈判由于不可能达成最后协议，还需要在对方所在地安排第二轮谈判。所以谈判进程安排上应该尽量紧凑一些，最好在一天内全部安排完毕。留下足够的时间安排对方代表考察我公司，向对方展示我方的实力。另外由于对方谈判代表是第一次到我方所在地，按照惯例还必须安排好对方代表在我方所在地的旅游活动。给对方谈判人员留下美好的印象。第一次谈判只需就主要议题进行安排，安排不完或者这次不能达成一致的议题，放在下次进行。

这次谈判的进程安排应该为：

上午：开局及报价

中午：安排一次简单但得体的工作餐

下午：议价及让步

晚上：不管谈判结果如何，都安排一次正式的晚宴，确定下次谈判的时间并结束本次谈判。

☼ 第六步 制定谈判策略。

根据谈判进程，针对不同的谈判阶段制定完整的谈判策略。并且简明扼要地用文字表述出来，使谈判小组的所有成员牢记在心。可分为开局策略、报价策略、议价策略、让步策略、结束策略等。本次谈判的策略：

开局阶段的策略：在我方做公司介绍时，要让对方了解我方的实力。重点介绍哪些知名企业是我们的长期用户。我们在为这些企业保证产品质量、降低成本方面做了哪些贡献。在做人员介绍时，重点是让对方相信我方的技术负责人是PET材料方面的专家。

报价阶段的策略：为了体现我方的诚意，我们的报价原则上直接报出所有我们能给对方的降低产品成本的各方面的帮助（如降低原料损耗、降低残次品比例、废料的回收利用、人员的培训等），但在产品价格上我们第一次只能按市场价格12，000元/吨报价，为后面的谈判留下足够的空间。

议价阶段的策略：重点强调我方能为对方降低产品成本，因为这是对方最为关心的事。抛出我方的技术资料，证明我们的ＰＥＴ材料比对方现在使用的材料在“透明度”、“纯度”等方面质量更好。我们能够提供更多的专业知识及降低成本的经验。

让步阶段的策略：在提供我们的专业知识及经验方面作出比较大的让步。为了做好“金盘饮料”这个“样板”用户，即使对方不要求，在知识及经验的传播上我们也应该是不遗余力的。所以这方面的让步对我们丝毫无损。但在价格方面应该采取小幅度递减的让步策略。由于还可能有多次谈判及对方谈判人员没有最终决策权的原因，本次谈判在产品价格上不宜作过多的让步。具体多少要看对方谈判人员的谈判力。（详述参见模块六商务谈判的让步策略）

结束阶段的策略：不管谈判的成果如何，我们始终都应该保持积极的态度，显示我方的诚意。与对方谈判人员建立融洽的关系，切不可使谈判出现紧张局面，更不可使谈判破裂。把结束的时机安排在晚宴上，气氛会比较好。

☼ 第七步 准备谈判资料。

由谈判小组的后勤保障人员列出相关信息资料列表，并逐项准备。可分为背景资料、行业资料、对方信息资料、相关法律资料、相关标准资料、技术资料、产品或服务资料、商务资料、财务资料等。

☼ 第八步 准备谈判合同文本。

谈判结束后再起草合同是非常不好的习惯。仓促地起草合同必然会产生遗漏，有考虑不周的地方。为了减少麻烦而让对方起草合同更是不可取的懒惰之举。不管对方是否准备合同文本，我方都必须有充分的准备，即使最后是按照对方的合同文本进行合同条款谈判，我们也有一个严谨的文本作为参考，避免陷入合同陷阱。

安排谈判小组的法律专家起草一份合同文本作为准备。如果谈判进展顺利，在第一次

谈判结束时基本达成一致，我方应主动提交合同文本。以便对方回公司汇报时能有一个好的汇报材料。如果谈判不能取得成果，则留待下次谈判时使用。

☼ 第九步 制定应急预案。

双方是第一次进行商务谈判，彼此不太了解。为了使谈判顺利进行，给对方谈判人员留下美好印象，再加上本次谈判是在我方所在地进行，对方代表在很多事情上不像在家那么方便。可能发生的意外我们应该考虑得更多、更周全。主要应安排好如下事项的应急处理方案：

成员方面：如果我们确定的谈判小组成员由于公司其他事项或个人的原因不能按时到达，应该由谁替代？谈判进行中，由于某人身体不适或出现意外而不能继续谈判，临时从公司调人又来不及，组内人员如何相互兼职？另外，由于我们是东道主，当对方谈判代表出现水土不服等身体方面的原因而不能顺利进行谈判时我们该怎么做？

场地及设备方面：我们考虑的是在酒店会议室谈判，不会像在公司那么方便。我们必须考虑到电力、设备等故障的应急处理措施。这些在签订会议室使用合同时就应该要求酒店方给出方案。

策略方面：我们希望本次谈判的最大让价幅度不超过5%，（第一次谈判结束时价格应在理想成交价11，400元／吨之上）如果对方不满意，坚持要更多的让步怎么办？

竞争对手的干扰：“金盘饮料公司”过去的PET材料供应商知道了我方的图谋后，为了不丢失客户，同时为了打击我方，直接降价5%以上怎么办？

谈判计划

一般来说，谈判的准备工作就是要制订一个简明、具体而又有弹性的谈判计划。谈判计划应尽可能简洁，以便洽谈人员记住其主要内容，使计划的主要内容与基本原则能够清晰地印在他们的大脑里，进而使他们能得心应手地与对方周旋，而且能随时与计划进行对照应用。

计划必须具体，不能只求简洁而忽略具体。既不要有所保留也不要过分细致。此外，计划还必须有弹性。谈判人员必须善于领会对方的谈话意图，判断对方的想法与自己计划 的出入所在，进而灵活地对计划加以调整。这些当然都是纸上谈兵，实际情况往往迥然不同。在实际工作中，谈判人员要收集许多情况，阅读档案中相关的大量文件，同时尽量与这次谈判有关的人员交换意见，他们的见解往往会各不相同。当管理者乘汽车或飞机前往谈判的路上，要利用这有限的时间，把杂乱如麻的情况，抽条剥蚕理出头绪。

谈判目标

任何一种谈判都应该是以目标的实现为导向。目标是谈判的前提，只有在明确、具体和可行的目标的指引下，谈判才可能处于主动地位。盲目和含混的目标本身，就意味着谈判的失败。

谈判地点

谈判地点的选择先是要选择在什么地方谈判（我方所在地、对方所在地还是第三地点）

其次是选择什么样的谈判场所（某方会议室、酒店会议室还是咖啡厅，甚至是户外）。

总体原则是选择对我方有利的地点。避免到我方谈判人员不熟悉的地方。一般情况下由发包方、招标方确定谈判地点。在很多的国际商务谈判中，本应在中方所在地谈判的，却因为外方提供出国招待的变相行贿手段使得谈判到国外进行。确定谈判地点的方法参见下一实训课题。

谈判策略

谈判策略是指为达到谈判目标而制定并运用的基本纲领或指导原则，它是通过调查分析双方的需要及实力后而制定出来的。为谈判的每个部分制定一个总的策略是必不可少的环节。针对不同的谈判主题或对手，我们可以设计出不同的策略。比如，在某一特定条件下，可以采取拖延、长期施加压力的战略；而在另一特定条件下，可以采取速战速决的闪电战略。

谈判人员的素质

商务谈判是由企业的谈判人员进行和完成的。因此，谈判人员的作用是极为重要的。谈判人员的素质是构成其基本谈判力的最基本要素，是影响谈判能否成功最重要的因素之一。对谈判人员的素质有多种不同的表述。我们认为以下各项对谈判人员来说非常重要：

用语言表达想法的能力；

说服别人的能力；

思路清晰、判断准确、反应敏锐；

巧妙运用谈判谋略的能力；

对可觉察的感情具有自我表现和克制的能力。谈判者应该学会控制自己的情绪，处理事物要冷静。在谈判陷入困境时更要注意控制自己的情绪。因为你的谈判对手很可能利用你的情绪使谈判按照他们所计划好的方向进行。

在遇到压力和不确定事件时的应对能力；

赢得对方尊重和信任的能力；

较强的心理平衡能力和扮演不同谈判角色的能力。

在我们与发达国家的公司谈判时，在综合判断方面的差距是显而易见的。因此，在谈判中我们要充分设法发挥在具体谈判力方面的优势，才能使谈判得到满意的结局。

谈判能力

谈判能力简称谈判力，从主观来说是个人能力问题，但从客观来说，谈判人员的谈判力受到诸多客观条件的，谈判力包括综合谈判力和具体谈判力两部分。综合谈判力指谈判人员所属国家或所属公司集团的实力。综合谈判力是客观存在的事实，也是你无法改变的。比如说，你的谈判对手是发达国家的大公司，这一事实本身就使你在谈判中处于弱势地位。遇到这种情况，只有尽量发挥你在具体谈判力方面的优势，努力取得谈判的成功。具体谈判力包含的内容很多，它依据谈判议题的不同而不同，但“成功的意愿”、“充分的信息”、“替代和依赖程度”、“谈判人员的素质”是较为重要的。

商务谈判场所的选择

谈判总是要在某一个具体的地点展开的。商务谈判地点的选择往往涉及一个谈判的环

境心理因素的问题，它对于谈判效果具有一定的影响，谈判者应当很好地加以利用。有利的地点、场所能够增强己方谈判地位和谈判力量。

商务谈判的地点选择与足球比赛的赛场安排有相似之处，一般有四种选择：一是在己方国家或公司所在地谈判（主场），二是在对方所在的国家或公司所在地谈判（客场），三是在对方所在地交叉谈判（主客场轮流），四是在谈判双方之外的国家或地点谈判（主客场以外场地）。不同地点对于谈判者来说，均各有其优点和缺点，主要谈判者根据不同的谈判内容具体问题具体分析，正确地加以选择，充分发挥谈判地点的优势，促使谈判取得成功。

在己方地点谈判

谈判的地点最好选择在己方所在地，因为人类与其他动物一样，是一种具有“领域感”的高级动物，谈判者的才能的发挥程度、能量的释放和自己所处的环境密切相关。在己方地点谈判的优势表现在：谈判者在自己领地谈判，地点熟悉，具有安全感，心理态势较好，信心十足；谈判者不需要耗费精力去适应新的地理环境、社会环境和人文环境，可以把精力集中地用于谈判；可以利用种种便利条件，控制谈判气氛，促使谈判向有利于自己的方向发展：可以利用现场展示的方法向对方说明己方产品水平和服务质量；在谈判中“台上”人员与“台下”人员的沟通联系比较方便，可以随时向高层领导和有关专家请示、请教，获取所需资料和指示；利用东道主的身份，可以通过安排谈判之余的各种活动来掌握谈判进程，从文化习惯上、心理上对对方产生潜移默化的影响，处理各类谈判事物比较主动；谈判人员免除旅途疲劳，可以以饱满的精神和充沛的体力去参加谈判，并可以节省去外地谈判的差旅费用和旅途时间，降低谈判支出，提高经济效益。

对己方的不利因素表现在：在己方公司所在地谈判，不易与公司工作彻底脱钩，经常

会有公司事务分散谈判人员的注意力；离高层领导近，联系方便会产生依赖心理，一些问题不能自主决断，而频繁的请示领导也会造成失误和被动；己方作为东道主主要负责安排谈判会场以及谈判中的各项事宜，要负责对客方人员的接待工作，安排宴请、游览等活动，所以己方负担比较重。

商务谈判最好争取安排在己方所在地点谈判。犹如体育比赛一样，在主场获胜的可能就大。有经验的谈判者，都设法把对方请到本方地点，热情款待，使自己得到更多的利益。

在对方地点谈判

在对方地点谈判，对己方的有利因素表现在：己方谈判人员远离家乡，可以全身心投入谈判，避免主场谈判时来自工作单位和家庭事务等方面的干扰；在高层领导规定的范围，更有利于发挥谈判人员的主观能动性，减少谈判人员的依赖性；可以实地考察一下对方公司及其产品的工具情况，能获取直接的、第一手的信息资料；当谈判处于困境或准备不足时，可以方便地找到借口（如资料欠缺、身体不适、授权有限需要请示等等），从而拖延时间，以便做出更充分的准备；己方省去了作为东道主所必须承担的招待宾客、布置场所、安排活动等事务的繁杂工作。

对己方的不利因素表现在：与公司本部的距离遥远，某些信息的传递、资料的获取比较困难，某些重要问题也不易及时与本公司磋商；谈判人员对当地环境、气候、风俗、饮食等方面会出现不适应，再加上旅途劳累、时差不适应等因素，会使谈判人员身体状况受到影响；在谈判场所的安排、谈判日程的安排等方面处于被动的地位；己方也要防止对方过多安排旅游景点等活动而消磨谈判人员的精力和时间。到对方地点去谈判必须做好充分的准备，比如摸清领导的意图要求，明确谈判，目标，准备充足的信息资料，组织好谈判班子等。

在双方所在地交叉轮流谈判

有些多型谈判可在双方所在地交叉谈判。这种谈判的好处是对双方来说至少在形式上是公平的，同时也可以各自考察对方实际情况。各自都担当东道主和客人的角色，对增进双方相互了解、融洽感情是有好处的。它的缺点是这种谈判时间长、费用大、精力耗费大，如果不是大型的谈判或是必须采用这种方法谈判，一般应少用。

在第三地谈判（主客场地以外的地点谈判）

在第三地谈判对双方的有利因素表现在：在双方所在地之外的地点谈判，对双方来讲是平等的，不存在偏向，双方均无东道主优势，也无做客他乡的劣势，策略运用的条件相当，可以缓和双方的紧张关系，促成双方寻找共同的利益均衡点。对双方的不利因素表现在：双方首先要为谈判地点的确定而谈判，而且地点的确定要使双方都满意也不是件容易的事，在这方面要花费不少时间和精力。第三地点谈判通常被相互关系不融洽、信任程度不高、尤其是过去是敌对、仇视，关系紧张的双方的谈判所选用，可以有效地维护双方的尊严、脸面，防止下不了台。

谈判场景布置的目的与原则

当谈判双方经过协调，选择其中一方所在地谈判地点时，按照惯例，所在地一方即谈判的东道主应负责谈判地点的场景布置以及准备与谈判相关的各种物品。此时，作为谈判中的东道主，如果能巧妙地运用“地利”之便，使空间环境因素真正发挥其作用，则可以有效地促进谈判走向成功。东道主对空间因素的利用，首先体现在对于谈判地点和谈判场景的精心选择与巧妙安排上。东道主通过这种精心的选择与安排，创造出一种有利于达成协议和取得谈判成功的气氛，这一点受到中外诸多谈判名家的重视，并且这方面也有很多

成功的例证。

谈判场景布置的目的是为了创造出一种有利于达成协议和取得谈判成功的环境和气氛。因此，创造谈判和谐氛围必须适宜，要综合各方面因素周密考虑，不可脱离具体情况妄加渲染，否则，矫枉过正，过犹不及，反而起不到好效果。