物业公司各类档案归档范围及保管期限

物业管理有限公司 各类档案归档范围及保管期限

为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。

文书档案归档范围

一、归档要求

1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。

2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。

3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。

4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。

5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。

6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。

7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。

二、归档时间

各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。

三、归档范围及保管期限 ㈠ 党务、团、工会工作类

1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的

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会议记录等材料………………………………………………永 久

2、党年度统计报表、名册……………………永 久 3、党关系介绍信……………………………………长 期 4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长 期 5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长 期 6、查处违法党的有关材料及处理决定……………永 久 7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件 ………………………………………………………………永 久

8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长 期 9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长 期 10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长 期

11、计划生育年报表…………………………………… 长 期 ㈡ 劳资人事

1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永 久 2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长 期

3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永 久

4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长 期 5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长 期

6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永 久 7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况 ………………………………………………………………长 期

8、职工业务技术培训材料……………………………… ㈢ 行政类

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1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永 久 2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永 久

3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永 久

4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永 久 5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永 久 6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永 久

7、调查、经验总结材料……………………………………永 久 8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永 久 9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长 期 10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长 期 11、公司简报、信息…………………………………………短 期 12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长 期

13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长 期 14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长 期

15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………

重大活动的主要文件材料…………………………………永 久 一般活动的审批手续、考查报告…………………………长 期 ㈣ 经营管理类

1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材

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料…………………………………………………………………永 久

2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永 久

3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长 期 4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长 期

5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短 期 ㈤ 产品技术类：

1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长 期 2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永 久

3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永 久 4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永 久

5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永 久 6、用户、市场反馈材料……………………………………长 期 7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期 ㈥ 科研类

科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………

项目研究和管理过程中形成的材料………………………永 久 ㈦ 劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期

会计档案管理范围

一、归档要求：

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1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。档案部门必须按期接收，对整理不合乎要求的会计档案，不予接收。

2、档案部门接收保管的会计档案，原则上应当是原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

3、会计档案一般不得外借，如特殊情况，需经企业经理批准办理借阅手续后，方可借出，并按规定时间内交回。

二、归档时间：

会计档案在会计年度终了后，可在财务会计部门保管1年，期满后，向档案室移交。

三、归档范围及保管期限表：

档案名称 基本范围 保管期限 备注 包括：原始凭证、记账凭会计凭证类 公司财务各种会计凭证 十五年 证和汇总凭证 1、日记账 2、总账 会计记账薄类 3、明细分类、分户账或登记薄 4、现金和银行存款日记账 5、辅助账薄 1、财政总预算 财务报告类 2、会计决算报表 3、会计月、季度报表 1、会计移交清册 其它类 2、会计档案保管清册 3、会计档案销毁清册 十五年 十五年 十五年 二十五年 十五年 永久 永久 五年 十五年 永久 永久 5

4、银行余额调解表 5、银行对账单 6、工资结算表、奖金表 五年 五年 永久

设备档案归档范围

为了加强公司设备仪器档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案，根据国家《档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合公司实际情况，制定本办法。

一、设备档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料，包括整个设备购置、安装、调试、运行、维修管理全过程中形成的应当保存的材料。

二、归档要求：

1、为保证设备档案能够及时、完整地归档，各部门购买1万元以上的办公设备及大修，必须由档案部门签字后，财务部门方能给予报销。2、公司部门1万元以上的设备仪器购进后，应会同档案管理人员开箱验收，开箱后的随机全部材料，向档案室移交归档。3、对各种具有保存价值的设备文件材料应及时整理，由档案室集中保管，其它人员不能擅自留用或销毁，更不能据为已有。

三、归档时间：

设备开箱后，有关人员应及时将材料送交档案室，经过登记后再借出使用，或复印后出借使用。设备安装调试完毕后，立即归档。

四、归档范围：

1、设备仪器检验单，合格证，技术证明书等。 2、设备说明、图样，大中修记录，鉴定书等。 3、设备安装使用说明书及图纸等。 4、引进的新设备及新技术的技术文件。

声像档案归档范围

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为了加强公司声像档案的管理，建立健全声像档案管理制度，充分开发和利用声像档案信息资源，更好地为公司的各项工作服务，制定本制度。

一、声像档案归档要求：

凡是反映本公司重大活动及上级领导来视察工作，经营管理中形成的照片、底片和录音、录像带均应归档，由综合档案室统一整理保管。

㈠ 照片档案：

1、照片档案是以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文学叙述的历史记录。照片档案由底片、照片和说明三部分组成照片、底片单独整理和存放、照片和说明一同整理和存放，要以有利于保持照片档案的有机联系，便于保管和利用为原则。

2、归档照片要图像清晰，主题突出，填写说明文字简练、内容明确，重视文字说明六要素，即：时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。事由：照片影像所反映事件、事物的情由。地点：被摄物所在的具体地点。背景：对揭示照片的影像主题具有作用的背景。人物：人物的组成，说明主要人物位置，摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

3、接触底片的人员要保持底片清洁，防止污染底片。 ㈡ 录音、录像带档案：

1、录音、录像带要标明内容、时间、地点、盘数等。 2、录音、录像档案要妥善保管，不得私自翻录。

3、凡存档的声像资料应按时检查，进行技术性保护，以防损坏。 二、声像档案归档时间：

公司各部门在开展各项活动中形成的照片、录音、录像带必须于形成后一周内及时交档案室。

三、声像档案归档范围

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1、反映本公司开展各项工作和重大活动成果的声像材料。 2、上级领导、社会名人来公司视察、检查、指导工作及有关公务活动。

3、公司召开党、政、工各类重大会议形成的声像材料。 4、公司主要领导出国考察、进行重大公务活动、外事活动中形成的声像材料。

5、反映和记录公司建设发展情况的声像材料。

6、反映和记录公司职工文化生活、先进个人典型活动中形成的声像材料。

7、其它具有保存价值的声像材料。

实物档案归档范围

为了加强公司实物档案的管理，根据市、区档案局的有关要求，结合我公司的实际情况，特制定本制度。

一、实物档案是公司开展各项工作中形成的反映本公司主要职能活动和工作成果并需长期保管的物品，是公司所有，任何部门和个人不得私自保存。必须按本制度收集、整理，移交档案室集中统一保存。

二、归档要求

1、归档材料必须完整、齐全。

2、实物档案在活动结束后，由承办部门或经办人按规定整理并向档案室移交。

3、实物档案要配以文字说明，用碳素、兰黑墨水书写或用计算机打印，文字简洁、语言通顺。

三、归档范围： 实物档案主要包括：

1、上级机关颁发的奖状、奖杯、证书、锦旗、牌匾、奖品。 2、本公司同有关部门协作往来，由对方馈赠的有价值的纪念品(发给个人的奖品、荣誉证书、纪念品等一律不归档)。

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3、机构更改名称时的印章。4、名人为公司所作字、画等。

基建档案归档范围

一、归档要求

1、基建档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的，应该归档保存的文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料。

2、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易腿色的书写材料书写、绘制。如发现有此问题，必须及时加以纠正更改。

3、资料的收集、整理要做到完整、准确、系列、衔接、整洁，由专人统一管理、一项工程结束后，应在竣工前由项目负责人、兼职档案员会同档案室工作人员检查并将档案移交公司综合档案室，要将完整的档案资料按有关规定进行组卷。

4、凡引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进设备和引进技术的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案室统一管理。档案室要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

5、竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务。

二、归档时间

1、基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料和验收工作。

2、建设过程中，施工建设单位应在各自的职责范围内搞好项目

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文件材料的形成、积累、整理归档和保管工作。按时整理移交建设单位。

三、规档范围： ㈠ 可行性研究、任务书

㈡ 1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明。

2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。

3、水文、气象、地震等其他设计基础材料。

㈢ 设计文件：初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批。

㈣ 工程管理文件：

1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。 2、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。 3、施工执照。

4、环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书。 ㈤ 施工文件： 1、土建施工文件：

⑴ 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸绘审短期记要。 ⑵ 原材料及构件出厂证明、质量鉴定。 ⑶ 建筑材料试验报告。

⑷ 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。 ⑸ 施工定位测量、地质勘察。

⑹ 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图。 ⑺ 隐蔽工程验收记录。

⑻ 工程记录及测试、事故处理报告等。

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⑼ 分项、分部、单位工程质量检查、评定。 ⑽ 交工验收记录证明。 ⑾ 竣工报告、竣工验收报告。 2、设备及管线安装施工文件：

(1)设计变更、工程更改洽商单、材料等。 (2)隐蔽工程检查验收记录。

(3)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告。 (4)系统调试、试验记录。

(5)中间交工验收记录证明、工程质量评定。 (6)竣工报告、竣工验收报告。 3、电气、仪表安装施工文件：

(1)开工报告、工程技术要求及技术交底、图纸会审等。 (2)设备变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代审批。 (3)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告。(4)竣工验收报告等。

㈥ 竣工文件： 1、项目竣工验收报告。 2、全部竣工图。 3、项目质量评审材料。 4、工程现场声象材料。 5、竣工验收会议决议文件。

凡是本公司基建工程方面形成的文件、材料、图纸等均应按照要求归档保存。

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