物业公司财务档案管理制度(全)

第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算资料，它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。

第二条 会计档案的范围：

(一) 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款对账单及余额调节表等。原始凭证是进行会计核算的基础，平时无论在任何部门保管，年度终了，都必须按照规定归档。

(二) 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

(三) 财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告也包括在内。

(四) 其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案一并管理。

第三条 会计档案的整理立卷

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

第四条 会计档案的归档保管

(一) 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后原则上应由财务部门移交给公司的档案部门保管。移交时开列清册，同时要填写交接清单，并在账簿启用表移交日期栏填写年12月31日，移交日后的签章项由账簿经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签章。

(二) 会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、账簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存储于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。同时，财务部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。会计数据的备份应分别存于两个或以上不同的存储空间或磁盘内。（记帐凭证每月打印终了后15日内打印装订完毕，帐簿年度终了后30日内打印装订完毕，每天进行账套备份）

(三) 财务部门应指定专人负责会计档案管理工作，负责全部会计档案的整理、立卷、保管调阅销毁等一系列工作。

(四) 保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要注意防尘、防热、防冻，要有相应的安全措施。

(五) 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第五条 会计档案的借阅使用

(一) 会计档案在财务部门管理的，除填写《会计档案案卷目录》

以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

(二) 外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理和财务总监批准后，方可办理借阅手续。

(三) 公司内部人员借阅会计档案，应经财务部经理批准后，办理借阅手续。

(四) 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

(五) 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，必须经财务总监批准。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后才能进行复制。

(六) 经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。

第六条 会计档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》执行。规定的保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。

(一) 年度会计报表要永久保存。

(二) 各种账簿和会计凭证至少要保存十年。

1、总分类账、银行存款日记账、现金日记账保存十五年。 2、涉及外事、对私改造等重要账簿凭证要长期保存。 (三) 月份、季度会计报表要保存三至五年。

第七条 会计档案的销毁

(一) 会计档案保管期满，需要销毁时，由本公司档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制《会计档案销毁清册》。经总经理审查，报经主管部门批准后销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

(二) 公司按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。

(三) 监销人在销毁会计档案之前，应当按会计档案销毁清册所列项目逐一清查核对；销毁后，要在“销毁清册”上签章，并将监销情况以书面形式报告总经理。

(四) 会计档案销毁后，经办人也要在“销毁清册”上签章，归入档案备查。