8-人事档案管理制度

人事档案管理制度

一级流程 三级流程 文件编号 制订日期 核准 人资管理类 人事档案管理制度 3-HR-03-002 2012-10-15 审核 文件修订记录 NO 版次变更 1 A/0 修订日期 2003-08-11 修订页次 修订内容摘要 新制定 1、 档案内容改为基本情况类、考核类、异动任免类、奖惩类、工资类、教育训练类、其他类 2、 档案借阅程序有了具体规定 3、 档案报废日期有了变更 4、 新增以下内容：档案的装订、档案的归档、离职人员档案处理；表单增加了类别隔页纸、人事异动记录表，员工薪资异动记录表、人事档案借阅单、员工教育训练登记表。 1、 对撰写格式调整、组织名称 2、 删除2.范围中委托外部机构保管的人事档案 3、 删除4.3外部档案定义 4、 删减第7.公司代管的正式档案 5、 对6.1档案建立进行了修订，明确档案资料收集责任与处罚。 6、 增加6.5.4内容 1、组织名称修改 2、教育训练记录每半年入档一次 套用制度新格式 修订者 二级流程 流程拥有者 最终版本 生效日期 招聘调配 人力资源本部 A/4 2012-10-15 制订 2 A/1 2004-03-02 / 3 A/2 2004-08-16 / 4 5 A/3 A/4 2006-01-01 2012-10-15 / 1

1. 目的

建立健全员工的基础资料，规范人事管理程序，并使人事档案之建立、整理、借阅、传递等管理工作有所依循，特制定本办法。 2.适用范围

业务范围：适用于集团各人资单位保管的公司内部人事档案。 3.术语和定义

3.1.原档：指员工一进入公司所建立的初始档案。

3.2.副档：指因管理的需要，参照原档复制的临时性档案。 4.触发条件 4.1.无 5.制度内容描述 5.1.职责

5.1.1. 人资本部负责本规定的制定与解释；

5.1.2. 人资本部负责总部全体员工原档及各公司主管级（含）及以上员工的副档之

管理。

5.1.3. 各公司人资部负责进行所辖人员的档案管理。 5.2.档案的建立

5.2.1. 凡公司员工，均应建立相应人事档案。与公司有实际劳务关系的人员，如顾

问、临时人员、搬运工（外包部分）等也应建立相应人事档案。

5.2.2. 招募员工及员工到职后形成的人事资料应及时完整的移交给档案管理人员。 5.2.3. 档案内容与相关责任：

5.2.3.1. 根据公司管理特点，档案内容分为以下七类，档案资料收集与相关责任

如下：

第一类：基本情况类：履历材料、身份证、学历证、职称评聘、劳动合同、特殊

岗位上岗证明等；在人员招聘结束后人事员应将录用人员资料及时转给档案员。

第二类：考核类：员工绩效考核表，在每个考评期结束后由人事员 及时将考评资

料规整并转给档案管理员。

第三类：任免、异动类：人事异动记录表，人事异动申请表，员工转正审核表，

文件名称 文件编号 人事档案管理制度 3-HR-03-002 制订日期 最终版本 2012-10-15 A/4 生效日期 页次 2012-10-15 2/6

任免职务、调动公告，调令；人事员应及时将资料转交给档案管理员。

第四类：奖惩类：员工奖惩签呈，奖惩公告。

第五类：工资类：员工薪资异动记录表，由薪资员负责根据薪资异动情况与档案

员配合及时变动。

第六类：教育训练类：各类训练、培训结业证书复印件，培训员于每年7月提供

每位员1-6月份受训记录，7-12月份受训记录于次年元月提供给档案管理员归档。

第七类：其他类，根据相关人员应及时将资料转交给档案管理员。 以上资料具体转交时间由各人资单位自行规定。

5.2.3.2. 新建档案应有内容：最少存有履历表、照片、身份证明文件、毕业证及

专业资格证书等复印件，履历表上应有权责主管的签名及押质交讫的印记。

5.2.4. 新进员工至少须具备履历表及身份证明文件，其余档案暂不能健全者，应于

一个月内补齐，否则冻结该月工资，杜绝漏办。

5.2.5. 档案管理人员应按档案内容及时完整地收集档案材料，依《档案材料分类目

录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，确保员工人事档案的真实与完整。

5.3. 档案的装订

5.3.1. 人事资料统一以A4型纸为标准整理。

5.3.2. 依档案材料分类目录顺序排列，每类材料以形成时间为序，并放置类别隔页

纸，在封皮上注明姓名、员工号后装订。

5.3.3. 将装订好的人事档案放入写好姓名和员工号的标准档案袋。 5.4. 人事资料的归档

5.4.1. 有关员工考核、任免、奖惩、教育训练、薪资调整、职务变动、工作调动等

人事资料一经形成，应移交给档案管理人员。

5.4.2. 档案管理人员对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。

5.4.3. 员工调任、晋升、降职、免职等人事异动资料归档时，除按照资料形成时间

顺序排列装订在档案第三类外，所归档之资料应登录在放置该类隔页纸之后

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《人事异动记录表》。

5.4.4. 员工薪资异动资料归档时，除按照资料形成的时间顺序排列装订在档案第五

类外，所归档之资料应登录在放置该类隔页纸后之《员工薪资异动记录表》。如因员工调任、晋升、降职、免职等人事异动涉及薪资异动时，所归资料仍放置第三类，但薪资异动情况应登录在《员工薪资异动记录表》。

5.5. 档案的保存

5.5.1. 人事档案属于机密资料，各人资单位应指定专人进行管理，及时建立、更新

与撤销。

5.5.2. 人事档案可按部门、职务、学历等因素分类管理，建立档案目录，以便于查

询。

5.5.3. 档案存放应有纸媒与电子媒介两种形式，当人事资料发生变更时，二者应同

时更新，相互对映。

5.5.4. 人事档案电子格式资料除硬盘备份外还应有外存储设备进行备份。

5.5.5. 为避免档案资料文字弥漫不清，档案不得用铅笔填写，传真件应复印后留存。 5.5.6. 人资本部对主管级级（含）以上干部建立副档，当主管级以上干部人事资料

发生变更时，各公司人资单位应及时知会总部人资单位。

5.6. 档案维护

5.6.1. 为保证档案资料的及时完整，档案要进行日常维护。 5.6.2. 维护时间：

项目 考核、鉴定、考查材料 培训相关材料 奖惩材料 电子档 作业后一个月内更新 随时更新 随时更新 原档 作业后一季度内更新 每半年更新一次 每月底更新 每月底更新 每月底更新 视情况 转正、调动、工资、退休材料 随时更新 社会保险资料 其他材料 每月底更新 视情况 5.6.3. 档案的管理单位方有权增添、撤换、更改档案内容。 5.6.4. 档案管理应依制度要求保管完善。

文件名称 文件编号 人事档案管理制度 3-HR-03-002 制订日期 最终版本 2012-10-15 A/4 生效日期 页次 2012-10-15 4/6

5.7. 档案借阅

5.7.1. 主管级（含）以上人员有下列情形之一始得借阅档案： 5.7.1.1. 了解所属员工情况； 5.7.1.2. 员工晋升； 5.7.1.3. 员工奖惩；

5.7.1.4. 员工调动（亦含跨公司调动时调入公司单位主管为了解员工状况需要之

借阅）。

5.7.2. 借阅档案手续

5.7.2.1. 借阅单位主管指定人员填写《借记单》，呈借阅单位经理审核后，直接

送人资单位经理签核。

5.7.2.2. 借阅单位经办人持签核的《借记单》办理人事档案的借阅。

5.7.2.3. 借阅单位应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员应进行

跟催。

5.7.2.4. 借阅单位在归还档案时，档案管理人员应检查档案资料的完整性，经确

认无误后方可在《借记单》签收并填写实际归还日期。

5.7.3. 档案需要复印的，应由申请人主管领导书面同意，并由人资单位领导同意后

方可进行。复印仅限于本人资料（部门主管限本部门资料），当使用用途不明时，人资单位领导有权拒绝复印。

5.7.4. 档案管理人员擅自使用或泄露他人人事资料，一经查实一律辞退。 5.8. 档案的传递

5.8.1. 公司内各档案管理部门要相互配合，做到档随人动。

5.8.2. 人事档案袋中应有人事档案、调令、工资关系、当月考勤，传递时需密封，

并加盖骑缝章，一并转出。

5.8.3. 因种种原因原档案不能一并转移的，接收单位应于人员报到日建立临时档，

原档最迟应在一个月内转至新单位，原档转到后销毁。

5.8.4. 非法律强制，公司一般不得向外单位人员提供公司内部人员人事资料。 5.9. 离职人员的档案处理

5.9.1. 将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订。

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5.9.2. 在档案袋上注明离职日期和原因。

5.9.3. 将离职人员档案放在专设的档案柜中，依时间顺序排列保存。 5.10.

档案的清理、报废

5.10.1. 档案的清理：档案资料除应及时更新外，还要定时的进行清理。原始档案、

名单、花名册应始终处于最新的状态，报表类资料应于每月底出具。电子档案每月记录，年底与其它人事资料一并刻录光盘保存。

5.10.2. 档案的报废：

5.10.2.1. 应聘未录用人员档案留存一个月后销毁。

5.10.2.2. 未发生劳动争议的离职人员档案留存二年后销毁；发生争议的在争议完

结二年后销毁。

5.10.2.3. 加盖人事单位印鉴的证明材料存根留存一年。

5.10.2.4. 光盘、报表等经整理、汇总后的人事资料视为公司文件，其管理从公司

文件档案管理制度。

5.10.2.5. 档案资料销毁可采用粉碎销毁或烧毁，不得将完整的档案直接丢弃。

6.特殊事项

6.1.无 7.相关文件

7.1.无 8.附件

8.1.人事异动记录表 8.2.员工薪资异动记录表 8.3.借记单

8.4.档案材料分类目录 8.5.隔页纸

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