(一) 总则
为实现对公司各类推广会务进行有序的组织与管理，确保会议召开的质量和效率，特制订本制度。
(二) 会议分类及组织 1. 根据主办方不同，主要分为两类： A类会议：又为主导会议。由我司组织主办，其他部门协助的相关会议。 主要有：产品推广会、项目合作会议（主办）等。 B类会议：又为协助会议。由其他单位或合作伙伴组织主办，我司协助并参与的相关会议。 主要有：展会、项目合作会议（协办）等。 2. 根据会议分类不同，我们需投入的人力、物力以及投入的时间也会有所不同： 分类 A类会议 B类会议 人员支持 1. 发起部门和市场部各指定一个主要负责人； 1. 相关协助部门或市场部指派一人负责2. 发起部门负责参会人员的确定，会议资料的准跟进与协助； 备，主持人、主讲人确定、邀请函的制作等； 2. 相关协助部门负责邀请相关人员。 3. 市场部跟进网站宣传、车辆安排等事宜； 4. 市场部负责会场布置所需易拉宝、背景画、宣传资料等的设计、制作； 会前20个工作日开始申请，并安排相关细则 3. 市场部负责我司相关宣传资料的准备； 与主办方联系确认相关事宜与时间安排；相关宣传资料需会前3个工作日确定到位 物资准备 投入时间
3. 所有会议一律由发起部门申请，填写《会议计划申请表》和《会议费用预算表》，经部门经理审核，总经理批准，有关部门协作做好会务工作。
(三) A类会议细则及安排 1. 会前准备
编号 事项 负责 部门 协助部门 审核审批 细则及节点 1. 发起部门填写《会议计划申请表》； 2. 确定会议主题、会议目标和应达成的结果、参会人员、预计人数、时间及地点要求等； 3. 如有需要，可召开专门会议； 4. 需提前20个工作日申请。 HQ1 会议计划申报 发起部门 市场部 总经理 HQ2 申报会议预算 发起部门 市场部 总经理 1. 依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》； 2. 需提前15个工作日完成。 HQ3 前期会议宣传 发起部门 IT部 1. 制定《会议流程节点表》； 2. 公司网站宣传； 总监或 3. 发出邀约邮件； 副总经理 4. 内部业务员宣导； 5. 需提前15个工作日完成。 1. 了解场地情况(外部环境、周边交通、内部设施、茶歇、餐饮、住宿等) ； 总监或 2. 费用比较，填写《会场选择比较表》； 副总经理 3. 尽量保持所选场地比较固定，创建自己的品牌； 4. 需会前10个工作日确定。 总监或 1. 发起部门填写《会议议程安排表》； 副总经理 2. 需提前10个工作日提交市场部。 总监或 副总经理 1. 根据会议实际要求，确定主持人，并初步定下各部分内容的主讲人； 2. 需提前8个工作日完成。 HQ4 会议场所的选定 市场部 行政部 HQ5 确定会议议程 主持人与主讲人的确定 发会议通知 发起部门 市场部 HQ6 发起部门 市场部 HQ7 发起部门 市场部 1. 应注明会议的时间，地点，大致内容等，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件部门经理 的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图； 2. 需提前7个工作日公布。 1. 会同发起部门确认人员有无变动； 部门经理 2. 确认茶歇、餐饮、住宿、交通、娱乐情况； 3. 会前3个工作日完成。 1. 根据实际需要，再次确定会议室、房间、茶歇、餐部门经理 饮等； 2. 会前3个工作日完成。 1. 根据会场情况，确定要制作的欢迎牌、背景图、宣总监或 传展板、易拉宝、横幅、宣传单张等； 副总经理 2. 酒店确定后就可着手开始准备设计、制作，会前3个工作日所有东西完成到位。 1. 填写《会议用品准备清单》； 部门经理 2. 所有用品需在会前2个工作日确认到位，或整理打好包。 部门经理 会议总负责人 1. 会同发起部门打印相关文件； 2. 会前2个工作日完成。 1. PPT应根据会议内容、时间，由主讲人自行根据实际情况制作； 2. 会前1个工作日完成并汇总于主持人处。 HQ8 参会人员确认 确定会场及安排 发起部门 市场部 HQ9 市场部 行政部 HQ10 会场布置资料准备 市场部 行政部 HQ11 用品准备 会议文件准备 PPT制作 市场部 行政部 HQ12 发起部门 行政部 HQ13 主讲人 主持人 HQ14 车辆安排 市场部 行政部 1. 根据参会人员确定车辆数量、时间、路线，并预备部门经理 突发需要； 2. 会前3天安排好并通知到相关人员。 HQ15 人员安排 市场部 行政部 部门经理 1. 安排好相关工作人员； 2. 会前3天完成。 1. 就会议准备情况进行通报，在所发会议通知的基础上，对内公布相关安排。应包括时间、地点、议程、主讲人、房间安排、就餐安排、车辆安排、相关负责人以及联系方法、及会址路线； 2. 会前3天发给相关人员。 1. 制定统一的邀请函，需包括会议主题、时间、地点、大致内容、会议议程、主讲人、联系方式、行车路线、及特别提醒事项等。 2. 会前3天发给相关邀请人员。 HQ16 发会务通知 发起部门 市场部 总经理 HQ17 发会议邀请函 发起部门 市场部 总经理 HQ18 会场布置 市场部 发起部门 行政部 1. 所有会议所需用品需在会前2小时运到会场； 2. 会场布置的背景图、宣传展板、易拉宝、横幅等需在会前1小时布置完成； 3. 会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，白板笔、激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕； 4. 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕； 5. 摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点； 6. 签到台人员安排、资料准备（宣传资料、签到板或会议总负签到表、笔等）需在会前30分钟完成； 责人 7. 台卡、文件于会前30分钟放置； 8. 相关通道指引人员，会中话筒、资料、礼品等传递人员等，需在会前30分钟安排并分配完成； 9. 纸、笔、矿泉水等与会前30分钟摆放完成，如需冲泡的茶水需在会前10分钟开始冲泡； 10. 组织主持人与各主讲人于会前30分钟内有个前期的碰面、沟通； 11. 知会主持人与各主讲人于会前5分钟就座并准备好相关资料或PPT。 2. 会中工作
编号 事项 负责部门 协助部门 审核审批 细则及节点 1. 引导座位，签到； 2. 会议的全程要有相关负责的会务人员留在会议室，保障会议的服务，做好摄像、录像工作，随时关注设备、灯光、室温、音响、话筒等情况； 3. 协助主讲人做好PPT文件的调试及资料分发工作； 4. 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。 HZ1 会议 保障 发起部门 市场部 会议总负责人 HZ2 茶歇或 发起部门 用餐保障 部门经理 1. 结合会议的进程和人数，通知并确定酒店茶歇或餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间； 部门经理 2. 如果是下午的会议议程，安排工作快餐； 3. 晚餐时通知第二天行程 HZ3 住宿保障 发起部门 部门经理 1. 提前预订好房间，并通知到住宿人员酒店的地点、房号，房卡领取或发放注意事项等； 部门经理 2. 与总台设定好合适的提醒时间； 3. 会议结束当天12点前，收齐房间钥匙。 会议总负责人 1. 发起部门派专人做好会议纪要； 2. 会议记录统一存档； 3. 会后三个工作日内发给相关与会者。 HZ4 会议纪要 发起部门 3. 会后工作
编号 事项 负责人 (部门) 负责 专人 检查 会务总负责人 审核审批 细则及节点 1. 会议结束当天12点前收齐房间钥匙； 2. 仔细检查一遍房间，看是否遗漏物品； 3. 确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。 HH1 退房 HH2 车辆安排 市场部 行政部 会务总负责人 1. 提前安排好与会车辆； 2. 告知自行驾车的与会人员相关停车费用、相应出口等部门经理 注意事项； 3. 安排回收资料的运回。 1. 送走所有参会人员后，进行设备和资料的收拾和整理工作； 2. 由负责专人检查一遍，看有否遗漏； 3. 归还设备，运回回收资料。 1. 签到资料及参会人信息汇总； 2. 调查问卷统计。 1. 在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用清单 1. 会后三天内进行会务总结，总结经验，吸取教训 HH3 设备整理 发起部门 会务总市场部 负责人 会务总负责人 部门经理 部门经理 HH4 HH5 HH6 资料整理 发起部门 费用报销 市场部 总经理 总经理 会务总结 发起部门 (四) 附则 1.权责单位 本制度由市场部负责起草、修改、执行、废止之起草工作； 市场总监负责本规定起草、修改、执行、废止之核准。
2.生效日期
本制度自 年 月 日起实施。
(五) 附表
附表1：会议计划申请表
申请部门 会议主题 会议目标 申请时间 参会人员 会议时间 会议地点 会议设备需求 会议室要求 住宿要求 茶歇或用餐要求 其他需配合事宜 部门经理意见 行政部意见 总监或副经理意见 总经理意见
附表2：会场选择比较表
酒店 名称
地点 简介 外部 环境 内部 设施 费用情况 会场 茶歇 用餐 其他 附表3：会议费用预算表
事项 场地费 茶歇 餐饮 住宿费 交通 资料 宣传用品 奖品、礼品 机动费 其他
单位 合计 单价 数量 合计 备注 附表4：会议议程安排表
_____________会议议程 会议时间： 年 月 日 会议地点： 参会人数： 会议流程 时间安排 主讲人 附表5：会议用品准备清单
填写日期： 年 月 日 会议名称： 会议时间： 会议地点： 参会人数： 会 议 必 备 用 品 名称 文 具 笔 纸 桌子 一 般 用 品 椅子 白板 水笔 矿泉水 烟灰缸 名称 背景图 会 场 布 置 宣传展板 易拉宝 横幅 宣传单张 名称 电脑 设 备 准 备 照相机 录像机 投影机 音响 麦克风 名称 奖 品 设 置 抽奖奖品 问答奖品 小礼品 其他 名称 单 位 支 本 张 个 面 支 瓶 个 单位 副 块 个 条 张 单位 台 台 台 台 台 个 单位 单位 数量 会 场 宣 传 布 置 数量 会 议 设 备 需 求 数量 会 议 奖 品 准 备 数量 会 议 特 定 用 品 数量 规格 备注 规格 备注 规格 备注 规格 备注 规格 备注 会议特定用品相关说明：
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