信息技术 ・１８１・ 浅谈电子信息技术在企业档案管理中的应用 丁宏 （吉林省吉林市白山发电厂，吉林吉林１３２０１３） 摘要：随着改革开放的不断深入和信息技术的飞速发展，档案工作进入了信息时代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形 成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式 和新方法，做好电子信息技术中企业档案管理工作。 关键词：企业档案；信息化建设；机遇；挑战 现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动 程地提供产、供、销、科技、质量、资金、等多层次的信息，建立起 化、程序化。电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面， 套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管 成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术 理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。 的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功 ３做好电子信息技术中企业档案管理工作 能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的 ３．１在思想上充分认识档案信息资源的重要意义 变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理 档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在 新理念、新模式和新方法。 当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质 １企业信息集成系统下的档案工作 逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当 首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后， 档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档 适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动 案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按 中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文 照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有 件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算 用信息。 机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方 ３．２作好统筹规划 便。 将大量的档案电子信息技术化，是一个庞大的系统工程。首先要 其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技 做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数 档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将 量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科 被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设 学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数 置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定 字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要 指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不 步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的配套，使 尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴 其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯 近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、 彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行 数字化，早日满足大多数利用者的需求。 更规范。 此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案 ３．３档案数字化必须有所选择 针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能 工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术 改造竣工验收做为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞 的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原 后了。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中 件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工 采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的 去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无 作当中，时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法 档案”优先数字化，力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利 有序、标准、有特色的信息资源。 坐等档案的最后形成与归档了。参照国家有关文件制定出本企业的 用率、《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统 总之，在档案管理活动中全面应用电子信息技术，对档案信息 的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等 资源进行处置、管理和提供利用服务，可改善档案管理工作。只有实 档案管理内容。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专 现档案电子信息技术化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管 门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源 理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管 的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。为企 理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社 业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只 会提供高效、优质的服务。是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统 参考文献 ’１】张福玲．浅谈档案规范化管理与信息资源开发利用［Ｊ］．当代矿工 中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中 【一一２００８（１０）． 心，找准档案工作为企业服务的切入点。 ２电子商务活动中的档案工作 『２１谢剑波．关于理解把握《河南省机关档案工作规范化管理认证标 Ｊ］．档案管理，２００７（３）． 伴随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业 准》的几个具体问题『信息资源的交流和互换进人到社会信息网络的新天地。企业档案工 作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展 到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下， 档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要 了解企业需求，扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段，档 案人员应同企业领导及专业人员一道，建立企业信息资料库，选取 最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己 和展示自己。吸引客户和占领市场；另一方面从网上获取有效信息 为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务，主动的、全过
