开拓创新争当一流为构建社会主义和谐

社会做好服务

珠海市文件管理中心张玉芳

珠海市文件管理中心于2003年7月成立，加挂“珠海市公开信息查阅中心”牌子(2009年9月前加挂“珠海市现行文件阅览服务中心”牌子)。几年来，文件中心全体同志开拓创新，求真务实，团结协作，争当一流，创立了机关文件管理的新模式，创造性地完成了各项工作任务，以优良的工作作风、有条不紊的工作秩序和优质高效的文件信息服务得到了国家档案局和省市各级领导的充分肯定和广大群众的普遍好评。文件中心于2006年获得市级“巾帼文明岗”光荣称号，2008年再次获得省级“巾帼文明岗”光荣称号。 一、首开先河，创新，启动了机关文件档案管理的重大改革 2003年7月，经市编委批准，珠海市文件管理中心正式成立。文件中心的设立，标志着我市启动了机关档案管理方式改革的第一步，是我市档案部门实践“三个代表”重要思想和科学发展观的重大举措。文件中心的管理运作方式，在全国档案系统率先创建了前端管理的新模式，为档案管理方式开辟了新的路子，为档案工作更好地服务于党和的各项工作、服务于广大人民群众提供了新的平台，成为市政务公开的一个窗口，为和人民群架起了沟通的桥梁。 文件中心刚成立时，由于位于市府大院之内，给社会群众利用文

件造成极大不便。为了从根本上解决这一问题，真正做到为人民群众服务，2004年，文件中心决定把办公地点搬到市府大院附近的碧海路。为了顺利地完成搬迁工作，文件中心的同志克服困难，积极协调，放弃休息，加班加点，经过几个月的艰苦努力，终于完成了场地改造任务，保证了搬迁工作的顺利完成。搬出市府大院，进入闹市社区，一方面极大地方便了群众利用，来查阅文件的人更多了，人们对文件中心的了解也更深了，群众的笑容表明我们的工作真正做到了实处，取得了实效；另一方面也更好地宣传了国家，提高了全民利用文件、查阅信息的意识。

2004年11月18¨， “珠海市公开性文件开放仪式”在文件中心隆重举行，省档案局徐大章、珠海市副邓群芳等领导出席仪式，充分肯定了设立文件中心的重大意义和已经取得的工作成绩。《中国档案报》、《广东档案》、《南方都市报》、 《珠海特区报》、《珠江晚报》和电视台、电台都报道了“公开性文件开放仪式”的盛况， 《珠海特区报》更是在头版刊登了此次盛事。 《珠海档案》以文件中心的工作为中心内容，编辑出版了一期专辑，受到了档案部门和社会各界的广泛关注，有效地宣传了中心工作，树立了中一tl,形象。通过这些努力，文件中心很好地树立了为民解忧、还政于民的形象。

二、建立新的文件管理模式，实现全范围覆盖，全面实现了市直机关事业单位档案管理方式的改革目标

经过广泛深入的讨论座谈、征求意见和多次的全面修改，文件中

心制定了《珠海市文件接收利用办法》，确立了全市机关事业单位文件实行集中接收和统一管理利用的新模式。在接收每一家单位文件之前，中一tl,都会派人去检查文件整理情况，了解各单位在整理过程中有什么问题，帮助各单位解决困难，保证文件移交工作顺利开展。在接收过程中，因为中心人手少，所以每位同志清点工作的任务都很重，但是，中一tl,全体人员没有一个怕苦怕累，始终坚守岗位，毫无怨言，保质保量地完成每。一次文件接收工作。从2004年11月以来，中心全面开展文件接收工作，累计接收市直70家单位、100多批次、13万份文件，实现了市直机关事业单位的全覆盖，全面实现了我市机关档案管理方式的改革。

三、利用现代化手段，加快数字化进程，全面实现了文件现代化、信息化、网络化管理

为了全面实现了无时差、零距离的文件全文网络化管理和检索利用，文件中心开发研制了“珠海市数字文件档案数据中心”系统，并通过几年的努力在市直机关事业单位实现了全面普及和使用，使全市各市直机关事业单位人员足不出户就可以利用专线专网实现文件全文的检索和利用，实现了文件信息资源的共享。利用者不仅不用翻箱倒柜查找文件，而且也不需要向档案馆或其他单位借阅文件，极大地方便了各单位的文件利用，同时也节约了行政成本，提高了工作效率。 为了提高文件的网络化检索利用效率，中心把文件数字化处理作为中心的重点工作任务，在确保扫描质量的前提下，想方设法提高扫描的工作效率，全体干部放弃了大量的节假日，集中人力财力物

力，加班加点，累计完成了13万多件、165万多页文件的数字化处理工作，及并时将文件扫描数据挂入系统，使市直机关事业单位实现了无时差、零距离的文件全文网络化管理和检索利用。

四、开展公开信息查阅，逐步建立信息协查机制，积极促进政务公开和阳光建设

文件中心的集中管理模式为《中华人民共和国信息公开条例》的实施建立了有效的信息共享平台，实现了公开文件与老百姓的零距离接触。这一模式不仅有利于社会群众，也有利于提高信息的透明度，大大拉近了部门与群众的关系。几年来，文件中心累计收集到公开文件16000多份，以及文件汇编、办事指南、宣传手册、行业简报以及人文史志等资料1300多册，内容涉及经济建设、劳动就业、医疗保险、民政优抚、社会保障、土地城建等社会生活的方方面面，为广大群众的利用提供了丰富的内容。

文件中心认真贯彻落实《中华人民共和国信息公开条例》，不断改进服务措施，逐步建立了文件信息协查机制，尽最大努力为每一位利用者找到所需文件。针对一些未能在文件中心查到所需信息的利用者，当文件尚未移交或公开时，文件中心接待人员想方设法，主动联系有关单位，查找到文件准确所在地，通过单位之间获取文件全文提供给利用者，或者明确告知查阅结果，避免了利用者的盲目查找和四处奔波，极大地方便了各界群众查询利用文件，取得了广泛而良好的社会效果，也得到了、市的充分肯定。2009年9月16日，市编办正式发文，同意将文件中心原来加挂的“珠海市现行文件

阅览服务中心”牌子更名为“珠海市公开信息查阅中心”，为进一‘步促进我市信息公开工作注入了新的动力。

五、以人为本强化主动服务，拓宽渠道提升服务手段，为广大人民群众提供优质高效的文件信息服务

为了方便广大群众有效利用丰富的文件资源和政务信息，文件中心利用先进的管理方式和技术手段，为利用者提供了现场利用、在线利用、电话、网络预约查询服务、电子邮件或传真利用等灵活多样的服务方式。文件中心还改变了过去查阅文件手续复杂的状况，大大简化手续，利用者只要凭身份证就可免费查阅各类公开文件。尤其是自主查询、“文件超市”的利用方式，利用者可以自主查阅摆放在阅览区的公开文件及资料，中心同志必须每天对这些文件进行整理、清点，所以就大大增加了文件中心的工作量，但是同志们毫无怨言，认真细致做好工作。无论利用者用何种方式查阅文件资料，中心的每一位同志都热情接待，及时回复。通过这种开放式的利用服务，极大地方便了利用者，得到了广大群众的赞许。

在利用接待工作中，中心人员热情周到，耐心细致，尽可能使每一位利用者能找到所需的文件满意而归。几年来，文件中心现场接待利用者3000多人次，提供文件9000余件次。有的上访群众在中一tl,找到了解决问题的文件依据，顺利解决了困难；有的外地来珠投资求职人员，在中心详尽地了解了珠海的相关，事情办得更加顺利：有的外国友人在中心了解了珠海的发展规划对珠海的发展前景增添了信心。文件中心全一tl,全意，急群众所急，想群众所想，认真

周到的服务赢得了广大群众的好评。

为了拓宽服务渠道，中心于2004年11月开通了“珠海市文件管理中心”网站。通过该网站，部门可以实现公开文件的在线移交上网，文件中心也可将各单位公开文件上传到网站，供社会各界查阅利用。网站的设置处处为利用者着想、充分体现了人性化和方便性，设有自助查询、文件服务咨询、预约查询、现行文件检索、每日新闻等实用性很强的栏目。为了增强网站的可阅读性、时事性，网站还设立了热点信息直通车、政务公开、咨询与反馈等多个栏目。根据利用热点，网站不断创新，进行了改版升级，同时及时更新各类政务信息。网站自建立以来，累计上传公开文件9000多份，累计访问量已达4万多人次，累计利用文件120万件次，为社会各界和广大群众提供了最新、最快、最便捷的现代化文件信息服务渠道，取得了广泛而突出的社会效益。

六、提高素质强化管理，积极创建文明单位，为构建社会主义和谐社会做好服务

在几年来的工作和锻炼中，文件中心逐渐建立了一支作风好、素质高、具有较强战斗力的干伍。文件管理中心刚成立时，五位同志中有两名，三名非。三位年轻同志在两位老的带动和帮助下，经过几年的锻炼和进步，已全部成为正式，实现了满堂红。文件中心成立时，五名同志大部分都是新手。文件中心作为机关档案管理创新的一种新事物，开展了全新的工作，没有既定的发展规划和思路，也没有现成的经验可借鉴，所有的工作都是新的挑战。

大家认识到只有不断学习、不断探索，才能在学习中进步，在探索中收获。为此，中心各位同志理论联系实际，边工作、边学习，开阔视野，拓宽思路，刻苦钻研，学以致用，不断提高业务水平，增强实际操作能力。五名同志克服人手不足、工作量大的困难，逐渐炼就了人人都是全能手、个个都是业务骨干的扎实基本功。文件中心还积极组织人员参加学术研究和交流活动，积极参与档案科研项目工作。几年来，文件中心多篇论文参加或入选了全国性学术会议、学术研讨会，经省档案局批准立项的“光盘载体档案装具”和“档案专用耐久性墨水”科研项目顺利结题，并且获得了省档案局颁发的科研成果证书，不仅迅速地提高了专业理论水平，也为中心工作开阔了思路。几年来，文件中心的四位同志通过专业技术资格评审，分别获得了副研究馆员、馆员、助理馆员资格，有力地提升了队伍整体素质。

文件中心对内强化科学管理，对外树立良好形象，积极创建文明单位。由于文件中心涉及大量和内部信息，加之周围环境比较复杂，全体人员以高度的责任感和使命感，认真负责、坚持不懈，严格执行“八防”制度，杜绝事故隐患，保证绝对安全，有效地延长文件使用寿命，实现了安全、规范、科学化管理。

文件中心以开拓创新的改革精神、科学先进的管理体系、整洁有序的工作环境、朝气蓬勃的干伍和优质高效的社会服务在广大人民群众心目中树立了文明热情、亲民便民的良好形象，也为构建社会主义和谐社会做出了积极的贡献。