信息技术在行政管理中的应用

信息技术在行政管理中的作用

①

【摘要】信息技术作为信息时代办公管理最基本和最普遍的技术手段，逐渐影响着人

类社会生活的各个领域和方面，公共行政领域也不例外。电子政务作为电子信息技术与管理的有机结合，成为当代信息化的最重要的领域之一。其应用现代信息和通信技术，将管理和服务

通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

【关键词】信息技术，行政管理，电子政务， 【正文】

一、电子政务的涵义：电子政务，重在政务，这里所指的政务就是公共行政。电子

政务包括三个组成部分：一是部门内部的网络化办公；二是部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。电子政务信息技电子政

行政权力结构，行政发展。电子政务的响和作用主要体现策、行政管理模式面面，着重围绕提正和公共行政效率

的兴起，不仅为部门的职能转变提供了一个物质及

术强有力的支持，更重要的是，

务还将促使开展对于

行为方式的巨大变革和发展对公共行政的影在行政方法、行政决以及行政人员等方方高公共行政的有效、公而展开的。

二、电子政务的发展阶段

根据六阶段理论：

①

姚旭，男，汉族，安徽滁州人。毕业于安徽省滁州中学，现就读于中国矿业大学（北京），是文法学院行政管理09

级学习委员，院及校新闻中心干事。

第 1 页 共 6 页

文 法 学 院 行 政 管 理 09 级

第一，构建电子邮件系统和内部网络

第二，让部门间和公众获得信息

第三，允许双向沟通阶段

第四，允许价值交换阶段

第五，数字化民主阶段

第六，集合阶段

三、电子政务的特点：相对于传统行政方式，电子政务的最大特点就在于其行政方

式的电子化，即行政方式的无纸化、信息传递的网络化、行律关系的虚拟化等。

虚拟化 在传统的行政方式中，行律关系双方当事人（行政机关及其工作人

员与行政相对方）是现实存在的，无论是面对面交谈，作出行政决定，还是通过传统邮寄手段递交申请、送达行政裁决，各方都能清楚地感受到对方的实际存在以及所接收信息的真实性。但电子政务则不同，在某种意义上讲，它是虚拟的。以北京市开设的网上申请行政复议为例：行政相对人可以直接在网站公布的电子表格中填写相关内容，填写完毕后，点击发送按键即可完成行政复议的申请程序。复议机关经过审查，可以通过电子邮件通知复议申请人是否受理，并可以通过电子传输的方式向复议申请人送达复议决定。在整个复议过程中，当事人双方完全可能从未谋面，也不能借助任何传统的凭据如受理通知书、实实在在的复议机关办公设施等来判断对方的可信度。行政相对方仅能从网站的设计以及内容感觉是在与行政机关打交道；行政机关也只能通过行政相对人在自己网站电子表格中填写的复议申请与行政决定书的编号来判断行政相对人的真实性与可信度。

无纸化 减少纸面公文，实现无纸化办公，既能电子政务的特点之一，也是其宗旨之

一。为此美国甚至颁布了《削减书面文件法》，意图借助电子信息技术实现公文制作及交换、传输的网络化、电子化，即无纸化。机关采用计算机及网络技术，使文件的生成、修改、存储、发送与接收都可以实现无纸化。无纸化行政有助于提高的工作效率，

第 2 页 共 6 页

文 法 学 院 行 政 管 理 09 级

减少公文差错，但电子文件大量产生，这又会带来其他问题。

即时性 传统的信息交流方式，如信函、电报、直接交付、发布公告等方式，在信息

的发送与接收之间存在着长短不同的时差。而在电子政务中，各方当事人通过网络交换信息，无论实际的空间距离远近，一方发送信息与另一方接收信息几乎可以做到同时进行，就如同行政相对人与行政机关工作人员面谈一样直接、同步、互动。当然，这需要具备一定的条件，如行政机关的电子邮箱随时都在运行，且不存在机器故障或突然的停电等事件发生。

技术性 电子政务是借助于现代计算机与通信技术而建立在网络平台上的。电子

的运行，电子政务的安全，电子信息数据库的保密等等，都需要技术措施才能实现。可以说，电子就是用高科技武装起来的，它使的行政方式技术化、电子化。如网上申请许可、电子行政决定的通知与送达将成为行政管理关系中通行的行政方式。传统政务中以书面文件为中心而构建的行政运行体系，在电子政务中将被电子文件、电子签章、电子邮件等所取代。

三、电子政务带来的影响

一、对行政模式和组织的影响

电子政务对公共行政的应用，首先是对行政模式和组织的影响。传统的行政组织形式是科层组织结构，在马克斯.韦伯所设计的科层制中，组织内部层层授权，下级对上级严格负责，“只有处在金字塔顶端的人才能掌握足够的信息而作出熟悉情况的决定。”科层组织结构的最大优点是效率很高，其弊端在于对外界环境变化的适应能力较差，而且压抑组织成员自身的全面发展。随着计算机技术的快速发展，信息技术深刻地改变着人类社会的生活方式，同时也给的管理模式带来了一场新的变革。随着社会经济环境的不断变化和发展，促使内部科层组织的不断革新，而信息技术的发展为之提供了强有力的支持。电子政务的应用对行政模式和组织的影响主要体现在以下三个方面。

（一）提高在行政、服务和管理方面的效率通过电子政务使机构各部门实行网络化和信息化，帮助提高在行政、服务和管理方面的效率。电子政务的应用，能有效推动精减组织和简化办公等工作，在行政组织方面有助于中间管理层的缩减以至取消。

（二）使能为公众社会提供优质的多元化服务利用内建立的网络、信息和应用，为公众社会提供优质的多元化服务。的信

息网络覆盖的各级部门，电子利用统一的信息资源，通过互联网等现代化手段，为公众提供简便的多元化服务；电子政务的发展可以推动和加速整个社会的信息化发展，让社

第 3 页 共 6 页

文 法 学 院 行 政 管 理 09 级

会享受信息网络的快捷与便利，才能切实地推动全社会信息化的发展。

（三）使行政组织更加精干、高效电子政务的应用和发展极大地提高了的工作效率，使得一个行政组织要完成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少，从而使行政组织更加精干、高效。行政组织中应用电子政务可保证行政组织成员间的全方位沟通和组织与组之间的信息交流，有利于提高行政组织产出绩效和促进行政组织成员的自身发展。 二、对行政方法的影响和作用

所谓行政方法，是指行政机关及其工作人员在行政管理过程中为有效的实现行政目标而采取的各种方法、手段和技术的总称。电子政务为公共行政提供了一系列辅助工具和应用系统。例如：即时通信、电子邮件系统、决策支持系统、视频会议系统、公文流转、信息交换系统、移动办公系统等，从而大大提高了行政管理效能。

电子政务提供多种网络申报和行政审批服务。例如，银行网上支付、海关网上报关、工商、税务等许多公共行政业务都实行行政网络审批系统，通过电子政务窗口延伸到社会公众和企业用户，增强与公众的信息交互能力，扩大政务公开力度，提高办事效率和政务服务水平。

三、对行政决策的影响和作用

高效率决策，低成本运作是现代的特色之一。行政决策是决策者为达到某一特定目标，对若干备选方案进行选择，以确定最终行动方案的过程。电子政务的一个重要功能是辅助决策。电子政务的发展对行政决策的有效性和效率等都产生了重要影响。

（一）电子政务的应用可以削弱以至取消决策者与执行者之间的严格分界在马克斯?韦伯所设计的科层制中，组织内部层层授权，下级对上级严格负责。而电子政务的发展、特别是无线通讯技术的应用使行政人员能及时获取所需要的信息，在工作现场就可以做出必要的决策。使得行政执行层与高层决策层的直接沟通变得快捷，以致逐步缩减或最终取消中间管理层成为可能。

（二）电子政务的应用有助于改善行政决策者的有限理性管理决策的基石是由西蒙提出的“ 有限理性” 学说，而信息的不完备是影响人们进行理性判断和决策的直接原因之一。电子政务的发展可逐步实现在适当的时候、把适当的信息提供给适当的管理者，使得公共行政决策者可以在广泛了解决策所需信息的前提下进行决策，避免了靠经验决策和决策信息不完备而导致的决策的盲目性现象，从而提高了行政决策的科学性、合理性和有效性。 四、对行政人员的影响和作用

人是事业之本，行政人员是公共行政管理的第一要素。为适应信息时代对的要求，必须

第 4 页 共 6 页

文 法 学 院 行 政 管 理 09 级

加强对行政人员的信息技术的专业培训。使行政人员尽快改变管理和服务观念，掌握必要的技术，提高办公效率。电子政务的发展，使得行政人员能够发挥更大的能量和作用，借助电子政务，行政人员可延伸体能、开阔视野、提高分析和解决问题的能力。电子政务对行政人员的主要影响和作用可以概括为如下。

（一）有助于行政人员体能的增强和知识的延伸

电子政务借助于互联网，应用远程视频会议系统、办公自动化系统等，打破了时空，行政人员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物，实现高效信息沟通和海量信息处理，可以完成以前仅靠个人体能无法完成的工作。 （二）有助于行政人员观念的更新和视野的拓宽

电子政务的应用能帮助行政人员及时获得大量信息，有助于他们逻辑地、辩证地和系统地思考问题，提高分析、判断和解决问题的能力。通过电子政务网络的应用，使得行政人员能够做到“运筹帷幄之中，决胜千里之外”。 （三）有助于行政人员时间和精力的节约

电子政务节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力。行政人员通过电子邮件交换、虚拟办公等方式，降低信息传输的时间成本和人力成本。 （四）有助于行政人员的全面发展

电子政务既对行政人员的知识和技能提出了更高的要求，成为公务员不断学习与培训的直接动力。同时，电子政务带来的教育方式的更新为行政人员学习现代化的管理知识，掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。

【结论】二十多年来的改革开放，使中国逐步由管理型向服务型转变。电子

政务的发展顺应了时代的要求，电子政务的不断发展和完善对公共行政产生了积极影响和作用，推动了公共行政的现代化；同时，电子政务的发展也给公共行政提出了新的要求和新的挑战，对公共行政人员的科技素质等方面也提出了更高的要求。

【参考文献】

第 5 页 共 6 页

文 法 学 院 行 政 管 理 09 级

第 6 页 共 6 页