ZD004-3文件和档案管理制度

公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 1 of 7 文件与档案管理制度

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文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 修订记录 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 2 of 7 修订次数 1 修订日期 2010/10/20 修订内容 修订文件

文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 3 of 7 1.目的

建立公司环境、职业健康安全、安全标准化系统文件，有效对安全生产文件与资料进行识别与控制，制定本制度。 2.范围

本制度适用于公司各部门、直属各单位。 3.引用/应用标准

《中华人民共和全生产法》

《企业安全生产标准化标准基本规范》（AQ/T 9006-2010） 4.定义

无 5.职责

5.1 安全环保部是安全标准化文件归口管理部门，负责对文件的组织编写、修订、登录、发放、回收、评审、更新、存档全过程的管理； 5.2 公司管理层负责安全标准化文件的审核、批准。 5.3 安全环保部负责安全标准化文件的编写、修订。

5.4 相关部门负责本部门作业指导书的编制，部门领导负责批准。 6.管理内容与方法

6.1文件与资料的识别与控制

6.1.1文件和资料的受控状态，以加盖“受控”印章标识；公司各级管理层、部门、生产单位和内审员使用的管理体系文件和资料均为“受控”文件；提供给主要顾客、上级主管部门及相关方的文件和资料或者供交流学习用的文件和资料均为非受控文件，文件不受更改的控制。

6.1.2外来文件按外来文件已有名称、编号等标识管理。 6.2文件的编制与审批 6.2.1文件的编制：

a.公司安全环保部负责安全标准化系统文件的编制；

文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 4 of 7 b.专业性安全管理文件、制度由各归口业务管理部门负责组织编制。 6.2.2文件、制度的评审和审批

a.标准化体系文件、所有的安全管理制度由各编制单位进行内部评审，评审时必须有员工代表参加。

b.内部评审结束后根据权限，报安全生产委员会进行审核，由安全生产委员会主任或委托管理者代表签发，其它一般管理文件报分管领导批准后下发。 6.3文件的发放

6.3.1公司、各单位办公室负责文件和资料的发放。

6.3.2文件、制度发放时，收文部门填写《收文登记表》，登记表应包括文件的名称、收文日期、发放单位、文件受控状态等信息。 6.3.3文件和资料发放要求

a.文件、制度的有效性和分发完整性等状态应得到充分的识别；

b.管理体系覆盖的部门、班组和部分特殊岗位内，均应得到所需文件与资料的有效版本（包含纸质、电子版）。 6.4文件与资料的使用管理

6.4.1公司安全环保部负责文件与资料的识别，动态形成《受控文件清单》汇总。 6.4.2文件、制度日常管理

a.各单位、部门现场使用的文件、制度应保持清洁、清晰、完整，存放有序、易于查找。

b.形成并保留以下安全生产记录： 1)管理评审报告； 2)事故、事件记录； 3)风险评价信息； 4)培训记录；

5)标准化系统评价报告； 6)事故调查报告；

文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 5 of 7 7)检查记录；

8)职业卫生检查与健康监护记录； 9)安全生产会议记录； 10)安全活动记录； 11)法定检测记录； 12)任务观察记录； 13)许可文件； 14)应急演习信息； 15)纠正与预防行动记录； 16)承包商和供应商信息； 17)维护和校验记录； 18)技术资料、图纸。 6.4.3文件、制度定期评审

a.每年由公司安全环保部收集、汇总安全标准化系统有关资料，形成初步评审信息提交标准化归口管理部门进行管理评审。

b.文件、制度评审过程中引起的文件修订，按文件、制度资料修订管理规定执行。 6.5文件修订

a.文件、制度需要更改时，由相关部门提出，说明更改原因与内容，并按文件审批规定执行。

b.经批准，由相关职能归口管理部门报公司、各单位办公室组织实施更改。 6.6文件、制度借阅

由借阅人向保管部门填写《文件、制度借阅单》，经相关负责人审批后实施。 6.7文件、制度的作废

6.7.1所有作废文件、制度，由该类文件和资料的管理部门按《文件、制度发放/回收登记表》收回并记录，相关部门填写《作废/保留/销毁登记表》，在作废文件和

文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 6 of 7 资料上加盖红色“作废”印章。由公司、各单位办公室集中封存堆放，统一销毁并作好记录。

6.7.2所有需要保留的作废文件、制度，相关部门填写《作废/保留/销毁制度登记表》，加盖红色“保留”印章后，由公司、各单位办公室统一保留并作好记录。 6.7.3作废的文件、制度经制度管理部门负责人批准后统一销毁。 6.8外来文件的控制

6.8.1 外来文件包括：国际、国家、地方颁布的法律、法规、标准；行业标准、规范。收到外来文件的部门，需识别适用性，及时传递到需要使用的相关部门； 6.8.2 安全环保部确认与职业健康安全有关的文件，识别适用的部门和条款； 6.8.3安全环保部将适用的文件，经请示管理层后转发相关部门，相关部门组织员工学习；

6.8.4 外来文件需要转化，由风险管理部负责组织编写作业文件或作业指导书。 6.9 电子文件的管理

6.9.1 电子文件：储存于电脑软盘、硬盘和光盘中的文件；

6.9.2 各使用电子文件部门，应指派专人管理电子文件，保障电子文件的安全； 6.9.3 文件更改后，应由专人对电子文件作相应的更改。 6.10安全文件档案管理内容

6.10.1安全生产管理工作必须建立安全档案，实行分级管理。

6.10.2上级主管部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须编码归档备查。

6.10.3归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。

6.10.4资料管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。

6.10.5查阅技术资料、图书等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。

文件类型：管理制度 颁布日期：2010/10/20 公司名称 文件代码： 生效日期：2010/10/20 密级：仅供内部使用 版本号：A/0 Page 7 of 7 6.10.6相关安全类资料制定和管理归口部门，修订原档案资料时，要做好记录。当法律法规及其它要求发生变动时，应及时予以修订。凡修订后的安全资料均应在各单位安全科备案。

6.10.7凡如各类规程等重大资料的制定和修订，资料制定和管理部门应邀请安全、设备、工艺等相关人员共同审核确定，且发布前应组织进行评审，经评审通过后方予以实行。

6.10.8各类资料、档案至少保存2年，并建立销毁台帐。法律法规对特殊档案有其他要求的，遵循相关规定。 6.11记录

6.11.1 手册、程序文件请示报告，批准原件 6.11.2 文件清单

6.11.3 受控文件发放回收记录 6.11.4 文件借阅或外发记录 6.11.5 文件更改通知单 7.附则

7.1 本制度由安监部负责解释 7.2 本制度由发布之日起实施