浅谈人事档案管理信息化建设

理论探索

浅谈人事档案管理信息化建设

任洪刚

河北省承德市平泉市人力资源和社会保障局

摘 要：人事档案管理是事业单位管理中的重要部分，因而人事档案管理信息化十分重要。本文分析了人事档案管理信息化建设的意义，提出人事档案管理信息化建设的措施，希望推动人事管理信息化的发展。

关键词：人事档案；信息化；管理

随着我国经济水平快速发展，人们的生活发生巨大改变，社会面貌也发生相应变化。随着信息时代和互联网时代的到来，不仅为我国各个管理领域带来了革新和机遇，同时也带来相应的挑战。基于此，新时期人事档案管理要想可持续健康发展，就要做好信息化建设，推动单位相关工作长久良性发展。

1 人事档案管理信息化建设的意义

1.1有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求，因此对人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力。人事档案信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只是提高了办公水平，也将管理理念彻底转变，将纸质变为电子，全面进入数字化操作模式，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高工作的效率。1.2有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进社会发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅可以使各个单位之间实现信息资源共享，提供更多便捷，相比传统人事档案管理变得更加简单化，高效化，还能够最大限度的发挥出人才的价值，从而更好地服务现代化建设。

2 人事档案管理信息化建设的措施

2.1建立完善的管理制度

传统人事档案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，而导致工作水平得不到长足提高。要进一步提高人事档案管理信息化水平，就应从最基本的制度抓起，建立一个良好的管理制度，让档案管理人员在制度中不断提高人事档案管理水平。

要达到整个人事档案管理信息化更加有效，就需管档人员明确自己的职责所在，在自己职责范围内更加出色的完成本职工作。首先是要严格遵守并不断完善档案管理各项规章制度。根据《干部人事档案工作条例》，结合工作实际，进一步健全完善《干部档案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《计算机信息维护制度》等制度规定，严格按制度办事，严格执行制度，严禁发生任何失密和丢失档案的现象；其次是要完善人事档案管理信息化检查制度。严格对照标准，定时开展干部人事档案管理信息化工作全面检查，对检查结果及时通报、公开；最后是将人事档案信息化管理纳入年度目标考核管理。

2.2加强基础设施建设

当前，电脑老旧是人事档案信息管理不能有效推进的重大阻碍；电脑老旧不仅会导致管档人员工作条件不足，工作效率低下，还会大大打击其工作激情。若想推动人事档案管理信息化，就要从外部条件给管档人员营造出良好的工作范围，提高管档人员工作激情。更新电脑设备，是建立人事档案管理信息化的必然要求，先进的设备对建立人事档案管理信息化起着至关重要的作用，通过利用设备，管档人员可以开发和利用资源，同时利用电脑也能对档案进行输出，不仅方便工作，也能减少工作中繁琐流程。因此，建设档案管理信息化就必须为管档人员提供优秀的基础设备，同时建立网络管理系统，保护人事档案信息的安全。2.3强化档案管理人才队伍建设 

当前档案管理人员素质较低也是影响人事档案管理信息化发展的重要因素之一。推动人事档案管理信息化的过程中首要做的是加强管档人员对当下主流思想的学习，提高管档人员各方面素质水平；再加强相关技能培训，培养一批高素质、具有优秀技能专业人才，双管齐下，共同推进人事档案管理信息化进程。在提高档案信息管理人员素质时，可以采用集中学习、研讨交流、自学等形式。同时事业单位还可以不定期组织工作人员收看专题讲座，邀请有关领导或专家做专题辅导管理人员提高自己思想道德素质以及专业技能，进行相关讲座时要求工作人员写出一篇到两篇高质量的学习体会文章或报告，自己推动自身发展。2.4加强人事档案信息化网络安全防护

人事档案是对家庭情况工作业绩和个人经历各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息存储库，关系到每个人的切身利益，人事档案信息化网络安全防护工作显得尤为重要。要强化人事档案信息化网络安全防护，首先，要重视网络安全检测工作，将入侵检测系统配备到共享网络设备上，及时统计分析进出网络数据流；其次，要制定行之有效的应对措施，设立安全的访问密码，防止出现信息平台被恶意破坏和攻击的情况出现，信息库的数据要及时做好数据备份，一旦遭受到恶意攻击，可以通过已经备份的资料进行数据还原，避免影响单位人事的内部运转；最后，配备访问控制软件系统或可以通过防火墙技术加强对系统访问的控制，通过以上措施的实施，以加强人事档案信息库的管理与维护。

3 结语

总而言之，新时期信息化是人事档案管理的根本。工作中，相关事业单位就要紧跟时代步伐，满足当代社会对人事档案管理的要求。要认识到信息化管理的意义，从而从外部条件为管档人员创造良好的工作环境，激发工作工作激情，进一步提高工作效率。

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