财务报销制度及报销流程

第一章 总则

一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导节约意识，合理控制费用支出，特制定本制度。

二、本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、差旅费用、业务招待费、日常交通费等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

三、本制度适用于公司全体员工

第二章 日常办公费用管理制度及流程

一、报销人必须取得合法有效的报销单据（） 二、费用报销单填写及票据粘贴要求：

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改

2、报销单与票据必须大小一致，各票据不得突出于报销单之外（票据过大时应按报销单据大小折叠好） 3、各票据应整齐均匀贴在报销单上 4、报销单填写应用黑色钢笔或签字表填写

5、所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用等）分类、分次、分页粘贴复制，填写清楚。

6、报销单据应按标准要求规范填写，如有错误不规范财务部有权要求重写。

7、报销单各项目应填写完整，各项目费用均应列明详细内容，大小写金额要一致

8、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、事件、相关人物等资料，否则视为无效。

9、购买物资要附有详细清单及价格，并列明所属项目，所有费用必须持有正规，除因节约开支无，必须要有收据或清单明细并盖有供应商的公章方可有效。

三、单笔费用超过1000元，需提前一天通知财务备款

四、在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算需报行政部、财务部审核，总经理批准方可执行有效。 五、费用报销流程：

报销人填写单据------部门经理签字（核实报销费用的发生是否属实，符合规定）-------行政经理审核（审核报销费用的合理性）---出纳审核报销单据-----财务经理审批----总经理/董事长签字-----经办人领款

六、办公用品费报销

1、行政部负责办公用品统一采购，填写《办公用品采购申请单》按照行政采购流程进行采购，费用报销权限及公司借款按规定流程执行。

2、行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须完成采购并办理报销事宜，执行公司费用报销流程

3、行政办公用品报销需附有或收据（收据必须盖有公章或财务账）及所购物品明细

4、行政办公用品采购必须按照《行政采购管理制度》的相关规定和流程办理，否则财务有权不予报销。 七、交通费报销

1、原则上应尽量乘坐公交或地铁，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，行政部根据具体情况的安排，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容及相关人员。

2、报销人需将当天发生的交通费做好记录，按照报销时间统一依据报销流程审核通过后交予财务部，统一报销。 八、报销时间规定

为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1．公司财务部根据实际情况在每周四集中进行财务报销。每周一次，如错过本周报销时间，财务部将自动延至下周统一报销，总经理/董事长签字后由财务部通知报销人领款。 2．借款不受以上的时间，可随时办理。 十、报销费用权限

5000元以内（不含）由总经理审批；5000元以上（含）由董事长签字审批。

第三章 借款标准及流程

一、借款标准

1、借款时须按要求填写《借款单》依照借款流程办理，由出纳付款。 2、行政办公用品采购借支，需提供《采购申请单》申请单中包含所需购买物品的名称、单价、数量、总金额，然后按照审批权限和流程签字后领款。

3、工程类借支，需借款人向财务出示施工协议书及施工图纸，施工预算明细，并给财务留存复印件，按照审批权限签字后，财务给予预算总额的30%，完工后由使用负责人验收合格并签收后，财务再给予预算额的50%，剩余20%使用一个月后确保无工程质量问题给予结清。

4、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。

5、办公人员借用，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借，所有借款，必须在前账结清之后方可再借(突发的特殊情况酌情处理)。

6、借款人必须三天之内凭有效原始票据报销各项款项，出差人员归来5天之内报销款项。超出规定时间不结账者，以所报票据张数每天罚款10元（如11.15日市场部发生餐费500元，共5张，1张点餐明细，11.19日报销扣除60元，扣完所报款项金额为止） 7、出纳不得私自挪用、支出与报销任何费用，违者按报销支出款项的双倍罚款。 二、借款流程

借款人填写借款单----部门负责人审批签字----财务负责人审批----总经理签字，经办人领款签字。

1、借款金额超过5000元以上（含）须报董事长批准

2、行政部采购1000元以下办公物资由行政经理批准同意，财务部经理审核批准后方可执行

第四章 差旅费借支管理制度及流程

一、借支：出差人出差借款时，应提前填写《出差申请单》及《借款单》写明出差地点、事由、天数、所需资金，由部门经理签字、总经理签批，财务经理核定后方可借支。借支后，若因故未能出差，应及时把借款归还到财务部。出差借款本着“前账不清、后账不借”的原则，特殊情况经董事长批准。 二、报销：

1、出差人回公司后，应及时报账。把出差票据按要求详细注明（如有打车要注明往返目的地及事由，如有业务招待注明招待对象、事由、附点菜明细及餐厅名称等）并整理粘贴，填写报销单；经部门经理签字-----行政经理审核签字----出纳审核签字---财务经理复核签字----总经理签字后方可报销。若报销单据与出差申请项不符，不予报销。特殊原因写明情况，经部门经理审批，总经理同意方可报销。 2、差旅费必须分次、按出差地点分开填写，并计算好出差天数、住宿、交通费等在限额内填报。

3、出差人应在返回后5个工作日内报账，超过报销期限，按所报金额10%罚款；超过1个月未报销，公司将不予再报销。

4、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理/董事长特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。 三、出差费用标准

总体原则：对出差人员的住宿费实行标准以下实报实销制，餐费

补助实行“包干使用，节约归己，超支不补”。公司要求每位员工出差办事过程中原则上以地铁或公交为主要交通工具，如有特殊情况可酌情选择其他交通工具；超出当天补助的费用公司不予报销；所有费用均有正规才可报销。 1、住宿标准：

（1）食宿补助标准（金额单位：元）：

广州，深圳，地区/人员 北京，上海 总经理/董事长 实报实销 300住宿经 理 +100元餐补 +100元餐补 元餐补 其余人员 +100元餐补 元餐补 元餐补 餐补 餐补 10元/天 260元住宿200元住宿+80150元住宿+60120元住宿+50元220元住宿200元住宿+80150元住宿+60元10元/天 省会城市 地级市 县级市及以下 话补 （2）食宿费用按实际出差天数和补助标准予以报销，超出自理。当天往返短途出差，不按上述标准执行。

（3）出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。

（4）中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。 2、交通工具标准

工具/人员 飞机 火车（普快/特快） 软卧软座 硬卧硬座 硬卧硬座 轮船 二等舱 三等舱 三等舱 长途汽车 实报 可乘 可乘 出租车 实报 预申请 预申请 动车/高铁 实报 预申请 预申请 总经理/副总 普通舱 经 理 其余人员 预申请 —— 旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。

出差人应选择方便快捷的交通工具及线路，出差期间顺道探亲须经部门经理批准，期间以事假处理，费用个人自理。

出差人员如需乘坐火车应先以普快或特快列车为主，特殊紧急情况下必须通过总经理批准方可选择动车或高铁。

出差人员如需业务招待必须由总经理/董事长批准方可。 四、其它

1、两人及以上同性同行出差，须住同一房间，住宿按标准高者执行；

2、参加会议、培训费用实报，不再享受上述补助。 3、食宿有接待方承担时，不再享受上述补助。 4、当天往返的短途出差视同出勤，不执行上述标准。

5、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。

6、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外： （1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；

（2）携有巨款或重要文件须确保安全的； （3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； （4）陪同重要客人外出的；

（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的 （以上情况须请示部门主管同意后方可报销）

7、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。 8、驾驶员外出行车途中的违章罚款一律不准报销

9、出差路线符合近路与经济原则，不得绕行。无故绕行者，超标金额自行承担；绕行天数按旷工处理。

10、未经总经理/董事长批准，出差人不得接受客户单位请客吃饭，不得接受客户单位礼物、红包等一切馈赠，违者给予收受物3倍罚款，不得利用公司职务以权谋私、泄露公司机密、未经允许私自接单等有损公司形象和利益的事情，如发现违反上述规定，公司将酌情予以开除处理和经济损失赔偿。

11、出差期按正常出勤计，国家法定节假日公差按加班计。 12、报销实事求是，严禁弄虚作假。否则取消报销资格，并处以虚假报销额2倍罚款，必要时，追加处罚。

13、员工外出办事原则上以公交或地铁交通工具为主，未经允许打车不予报销，如有特殊情况需打车必须由部门经理同意，行政部审批后方可，未按规定者所产生的费用自理，打车报销需在后注明往返目的地及事由方可有效。

第五章 业务招待费用管理规定及报销流程

一、业务费招待费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、会务费；餐费、娱乐费用；差旅费、住宿费等

二、业务招待费应遵循勤俭节约，不奢侈浪费。严格按照规定要求和预算开支。

三、业务招待费的管理原则

1、业务招待费使用实行预算控制原则。所有的招待实行事前审批制度。

2、严格执行分档次接待原则，对应接待。禁止越档次接待。 四、业务招待费基本标准及使用对象：

(1)由董事长亲自接待及招待的费用，餐费实报实销。 (2)由董事长安排总经理招待的费用，餐费每人不超过100元 （3）其它公司接待的小客户，由行政部统一订餐，每人每餐不超过25元

（4）业务招待的酒水由行政部统一安排，如有特殊情况需告知行政部，否则报销超出费用自理 3、客户住宿招待：

（1）住宿安排以公司协议指定酒店为主，董事会及总经理特殊安排的酒店除外。

（2）在与财务报账之前，招待客户的部门主管及住宿招待负责人必须在客户住宿明细单上签字确认

（3）酒店一切除房费外的费用一概不予承担（如客户消费商品，损坏宾馆物品等）

（4）公司酒店（除会员充值办卡酒店外）实行现金结账方式，只能由公司住宿招待负责人进行接洽开房，其余任何公司人员无权利私自以公司名义开设房间。 五、 业务招待费的审批程序

根据需要一般性招待，由经办人填写《公司招待申请表》（见附表），经部门经理、行政部经理、总经理审批后方可招待。

六、业务招待归口行政部门管理，用于招待的烟酒，由行政部到指定的烟酒商店统一购买烟、酒并保存入库。

七、业务招待所需要的烟、酒领用，应由经办人填写《招待礼品领用申请表》（见附表），经部门经理、行政部经理和总经理审批后交综合部经理领取。

八、业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。

九、业务招待费报销时需附带点菜单明细、正规并注明费用发生的事由及招待对象方可报销。

十、业务招待的食宿由行政部根据情况统一安排。 第六章 附则

1、所有报销费用必须持正规，无不予报销，如有特殊情况必须经财务经理审核同意方可有效

2、财务部必须严格审核，如有不符合财务报销制度规定的报销单据均有权退回拒绝报销。

3、办公用品采购、业务招待、交通费等所有报销单据必须附有物品明细及详细注明，办公用品采购的物品明细单必须加盖所采购店面的公章。

4、员工个人因私借款一律不予批准。

5、公司财务人员有权利对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销。 6、所有项目发生的餐费除以外，均需附有菜单明细及餐馆名称。 7、本制度最终解释权归行政部、财务部所有