新时期城建档案管理信息化建设分析文/芜湖市南陵县城建档案馆 刘庆平【摘要】近年来，随着我国经济的迅速发展，信息资源已经成为各个领域以及各个行业在生产与生活过程中的重要组成部分。尤其是对于城市建设领域来说，其城建档案作为城市信息资源的集中点，在城市建设及管理过程中所发挥的实质性作用是不可替代的。那么，如何在信息化社会不断发展的今天，实现对城建档案的有效管理，成为相关部门需要思考的问题。基于此，本文对城建档案管理的信息化建设进行研究。【关键词】新时期；城建档案管理；信息化建设随着城市化建设的快速发展，城市整体功能的构建愈发完善。在此情况下，城建档案管理工作的顺利开展显得尤为重要。但对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其工作流程比较繁琐、工作内容比较复杂，这就导致城建档案管理工作的难度增加。而城建档案的信息化管理工作，不仅能够缩短工作流程、简化工作内容，也能够实现电子化的记录方式，进而为档案管理的安全性提供了重要保障。工作达不到管理要求，进而造成了管理效率与管理质量的直线下降，最终影响了城建工作的顺利开展。二、城建档案管理信息化建设的相关措施（一）对新型的档案管理理念加以重视。对于城建档案的管理系统来说，其在实际使用的过程中主要由软硬件设施和相关数据资料组合而成。其中，软硬件设施是通过外部购买所得，而相关数据资料则是城建档案管理工作中需要重点关注的核心内容，这便需要相关管理人员在实际管理的过程中，既要对其进行悉心建设，也要对其进行日常维护。在此情况下，要想适应现代化社会不断发展及变迁的实际需求，相关管理人员就必须要树立正确的新型档案管理理念，并在加大重视力度的同时对城建档案的信息化管理保持积极的管理态度。首先，相关管理人员应结合实际情况，在满足档案管理信息化建设需求的基础上，对其总体规划进行合理制定，并制定出较为合理的实施步骤，以确保所构建出的城建档案管理信息化系统能够以循序渐进为主要管理原则进行有效管理。其次，相关管理人员应根据实际需求结合现代化信息技术手段对城建档案管理平台进行有效构建，并加大对档案管理信息化建设与数字化建设的推进力度，以确保能够实现对城建档案的信息化管理。（二）对管理人员的综合素质进行有效提升。对于城建档案管理工作来说，管理人员是实现对档案管理进行信息化建设的关键性因素之一。所以，要想促进城建档案的信息化管理，就必须要在实际管理的过程中对管理人员的实质性作用进行充分发挥，并以“以人为本”为主要管理理念对档案管理人才的培养战略进行有效实施。但是对于城建档案管理的信息化建设来说，它虽然对原本过于传统的档案管理模式进行了有效改变，但对于相关管理人员的管理要求却愈发严格。所以，相关部门应制定相应的措施对管理人员的综合素质进行提升：首先，相关部门应根据实际情况结合实际需求对现有的相关管理人员开展二次教育工作，并定期利用开会或是演讲的方式对相关管理人员实施岗位培训，同时也要对档案管理人员所具备的信息化管理知识与管理技能进行有效培训，以确保档案管理人员都能够具备高质量的信息化管理技能与管理知识，进而为城建档案的信息化管理提供保障。其次，相关部门应对相应的招聘企划进行合理制定，并引进档案信息化管理的专业人才，同时也要有计划地对人才培养方案进行合理制定。最后，相关部门应结合档案管理的实际需求，对相应的激励进行合理制定，以确保能够对档案管理人员的工作积极性（下转第113页） 一、城建档案信息化管理过程中存在的问题（一）管理意识不高的问题。在开展城建档案管理工作的过程中，档案的信息化管理主要是为了简化相关管理人员的工作内容与工作流程，但也正是因为如此，相关管理人员在实际管理的过程中出现了过度依赖信息化系统、对待工作不认真的现象，导致城建档案管理工作出现错误的概率直线上升。在这种管理意识严重匮乏的工作环境下，相关管理人员非但没有对其加以重视，反而继续对传统方式下过于棘手的管理模式进行应用，这便造成了档案管理工作难度的增加。由于传统管理观念下的档案管理工作并不能满足现代化社会发展的实际需求，导致档案管理工作在实际开展的过程中出现了不断受挫、不断落后的现象，进而阻碍了档案管理的可持续发展。（二）管理系统过于简单的问题。对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其主要是利用人工操作的方式对城建图纸与相关资料进行合理编整及归纳，这种方式不仅会浪费大量的人力、精力与物力，还会拖慢整个管理工作的进度，甚至会因管理失误而达不到预期的管理效果。比如，在利用传统方式对城建档案进行管理的过程中，相关管理人员需要以首字母为依据进行排版，这种排版及管理的方式虽然看起来比较简单，但若是想要实现对城建图纸的有效查阅，需要浪费大量的时间进行查询。这不仅会降低档案信息化管理的管理效率，也会加大管理难度，进而阻碍了城建档案管理的可持续发展。（三）管理人员素质过低的问题。在对城建档案进行信息化管理的过程中，相关部门除了要对档案管理的效率进行有效提升外，还应对相关管理人员的自身素质进行强化。但是就目前来看，相关管理人员在实际管理的过程中不仅存在工作上的疏忽，在个人素质以及综合素质的问题上也存在着比较严重的缺失。比如，部分管理人员在实际工作的过程中并没有对档案管理工作加以重视，也没有对其进行细致化管理，这就导致档案管理工作的出错率越来越高，这不仅会对城建档案管理的可持续发展造成影响，也会因态度不认真而导致档案整理与管理2019/11 工作指导 总第327期第 97 页致保密宣传力度不够，实施不够彻底。所以要将领导作为突破口，使其认识电力行业信息保密的重要性，以及信息泄露会导致的重大后果，然后进行从上到下的教育普及。可以通过定期组织讲座培训宣传，并逐步为工作人员提供健全的保密制度，定期、及时进行信息检查和更新。（二）加强信息放置场所的建设工作。一些电力行业的档案存储场所通常是按照国家有关规定建设的，但是由于没有明确的标准，所以该场所的选址以及保密性在一定程度上有差异。有的企业选址比较随意，位置比较明显，靠近人群多的地方，而且该房间的保密性也不强。如果按照保密场所的性质，应该将该场所选在最下边的一层楼，并且要对该房间的安全性和保密性进行特别处理。而且放置档案信息的场所不能和管理信息工作人员的工作场所在一起，两者要分开。对不同的档案信息进行归类，区别放置。更重要的是要对进入档案室的人进行严格控制，必须有相关规定手续才能查阅不同保密等级的文件，还要做好监控、记录以及保卫等各项工作。（三）提高信息管理人员的职业素质。电力行业信息保密管理工作的好坏直接与信息管理人员的职业素质有关。因此，在任命管理人员之前，要按照相关标准严格进行筛选。首先，信息管理人员需要是该领域专业人员有责任意识，端正态度，有一定的背景知识，了解相关的制度和规定，在遇到问题时，能够及时、合理地解决，不至于造成严重的事故。其次，各岗位人员应熟知自己所在岗位的信息保密内容，比如计划经营部的人员应在合同谈判前做好预估价格的保密工作，不能在谈判开始前就泄露给乙方人员，以免对公司利益造成损失。（四）确保网络信息的安全。目前，计算机在处理信息中表现出来的录入方便、查找快捷以及占地较小的优势愈加明显，使得其在保密信息管理领域应用越来越广泛。所以在电力行业的保密信息管理过程中，实行内隔离是必行之路，并且要加强内部网络的监察和管理，使用可靠的防入侵程序以及杀毒软件，确保信息具有足够高的安全性。这不但对电力行业的计算机设备和程序提出了高的执行标准，还对计算机的使用人员提出了严格专业以及素质要求，需要该工作人员拥有足够的计算机知识能够应对各种事件的发生，而且确保该工作人员有较强的责任心。这样从软件、硬件以及操作人员三个方面，可以全方位确保电力行业保密工作的安全性。（五）确定保密管理的责任人。保证电力行业信息的完整性和安全性是保密工作者的第一要务，必须将这些工作做到位，要求掌握基本的管理知识以及技能，知道怎样进行整理和分类，保证保密信息的条理性和准确性。如果想达到这种目的，避免不必要的风险，电力行业可以指定保密工作的责任人和分管领导，层层划分责任到人，如果出现信息泄露的问题，首先马上找到该负责人，然后快速紧急处理，确保企业的损失降到最低。三、结束语信息保密工作在电力行业中是一项至关重要而又有待完善的工作，保密等级划分不科学、机要信息室建立不合理、部分信息管理人员职业素质不达标以及密级调整制度不够完善等问题是制约电力行业保密工作完善的主要原因，需要根据各电力行业的具体情况，认真宣传贯彻保密文化知识、合理建设场所、合理选择管理人员、完善相关规章制度，确保在新时代条件下，电力行业保密工作能够满足社会需求，保证能源安全和社会稳定，助力国家稳步发展。（上接第97页）与工作热情进行有效提升，进而起到鼓舞的作用，最终为城建档案管理的信息化建设提供保障。（三）对相关法律法规进行有效完善。对于城建档案的管理工作而言，它与档案管理工作的特征与属性是一致的。但就现阶段而言，唯一一个可以作为城建档案管理的法律依据便是《档案法》，但这并不能作为城建档案管理信息化建设的法律依据。所以，在对城建档案进行信息化管理的过程中，相关部门应制定能够满足城建档案信息化管理的法律法规，并加大对其的建设力度。同时，各地区也应根据实际情况，结合地区的发展特点对城建档案的信息化管理进行有效制定，并对档案管理的收费要求、管理程序等内容进行严格管理，以确保所制定出的城建档案信息化管理能够满足各地区发展的实际需求，进而为城镇档案信息化管理的顺利进行提供保障。此外，相关部门也应加大对城建档案信息化管理的资金投入力度。对于城建档案管理信息化建设而言，其在实施的过程中所需要的软硬件设施是需要自行购买的，所以大部分管理人员为了节约管理成本，没有对信息化的软硬件设施进行采购；有部分地区的部门虽然给予了一定的资金支持，但支持力度不大，软硬件设施便出现了老化现象过于严重的情况，进而阻碍了城建档案管理信息化建设的顺利进行。由此可见，只有保证财政资金充足，才能够为城建档案管理的信息化建设提供保障。基于此，相关部门在开展预算工作的过程中，一定要对城建档案管理的信息化建设进行充分考虑，并以此来促进城建档案信息化管理工作顺利进行。三、结束语综上所述，近年来，随着我国经济的迅速发展，城建档案的管理模式也在不断发生变化。为了满足现阶段城市建设的实际需求，相关部门加大了对城建档案管理信息化建设的重视力度，并对其进行了有效研究。【参考文献】[1]彭利.探讨加强城建档案管理信息化建设的有效策略[J].中国管理信息化,2019,22(07):141-142.[2]张建波.加强城建档案管理中的信息化建设[J].新西部,2019(06):94-95.[3]姜.城建档案管理信息化建设途径分析[J].城建档案,2018(11):19-20.[4]李璐璐.信息化条件下城建档案管理问题分析[J].城建档案,2017(08):12-13.2019/11 工作指导 总第327期第 113 页
