交通档案管理工作中存在的问题初探——以盐城市交投集团项目工程为例

作者：沈小晶

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第5期

文/盐城市交通投资建设控股集团 沈小晶

【摘要】党的十九大明确提出建设交通强国的宏伟目标，吹响了交通强国建设的号角，为未来一段时间的交通建设奠定了总的基调。这必将对交通档案的管理工作产生重大影响，发现并探索新时代交通档案管理工作存在的问题与策略，是当前有效提升交通档案管理质量的重要前提。

【关键词】交通档案；档案管理；管理工作

交通部、国家档案局印发的《交通档案管理办法》（交办发〔2005〕431号）中，对交通档案有如下定义：“指交通系统行政、事业单位、社团组织以及个人在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。”正如定义，交通档案涵盖的是整个交通系统直接形成的真实历史材料等，可见，定义包含的范围之广，而建设项目工程档案，作为交通档案中重要的组成部分，是需要突出强调的。

交投集团作为建设项目和未来的运营企业，其主要的档案是工程档案，目的是收集和保管各类以项目档案和科技档案为主的文档，为运营提供可追溯性的各类文档记录。交投集团文档工作包括文件控制、档案管理和文档安全管理等业务工作，文档业务工作是文档工作的基础性、专业性和实质性工作，是检验文档工作质量与水平的重点和核心内容。交投集团是为了实现盐城市交通行业迅猛发展而精心整合的国有一档企业。其项目数量多且复杂，涵盖范围广，公交、铁路、公路、高架等都属其列。作为交通类的集团企业，建设项目工程档案管理的重要性不言而喻。笔者试析交投集团项目工程档案管理工作的教训与经验，结合整个交通行业档案管理的现状，初步探索交通档案管理工作中存在的问题，并提出相应的策略方法等。

一、以史为鉴，可知兴衰

档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础。随着交通事业的迅猛发展，交通档案管理工作被赋予更多新的内容，要求越来越高，但问题也渐渐得以暴露，主要包括以下几方面：

（一）制度层面。管理制度不完善，缺少制度保障。管理制度从总体来讲，包括、法规、标准、规范以及内部管理制度等。这些制度未形成有机的整体、甚至自身经常存在矛盾，可操作性不强。比如，各单位及内部职责分工不明确；档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失等等。

（二）人员层面。1.档案意识不强，归档材料质量不高。项目管理人员甚至主管领导对建设项目档案工作重要性认识不够，存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现建设项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等遗失最为常见。档案部门的监督检查不到位。2.缺乏档案专业人员。建设部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉工程业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。档案人员不稳定、业务不熟悉。

（三）把控层面。项目过程中各单位监督指导、考核机制执行不到位，项目档案整理返工现象严重；项目档案的归档审查把关不严，项目档案专项验收申报材料、迎检材料不完整；档

案管理未纳入合同管理，不能为竣工文件的移交提供法律保障，未明确项目文件及电子文件归档和管理责任，特别是设备合同，一定要求技术人员在技术协议中明确提出设备归档文件（电子文件）的数量、质量及时间要求，如有违反不进行工程结算。其他合同中未约定的，可按上述要求及时单独签订档案管理补充协议。

（四）信息化层面。建设项目档案信息化建设滞后，信息安全问题不容忽视。随着工程设计、管理等环节信息化进程的加快，电子文档大量产生，档案信息安全问题日益突出。绝大多数单位仍局限于传统的手工管理，档案信息化建设工作落后，存在“重纸质轻电子”的思想和做法，未能将电子设计图纸的移交归档工作纳入相关合同条款，对于工程设计和建设过程中形成的电子文件没有及时进行接收。绝大多数项目单位未开展档案数字化和电子文件脱机备份工作，大量档案仍随机保存在电脑中，档案信息存在安全隐患。

二、针对暴露的问题进行整改，并取得初步成效

基于此经验教训，为了更好地提高档案管理质量水平，笔者针对以上问题，总结以下几种策略方法。

（一）全维度构建建设项目档案管理体系。加强制度规范建设，建立健全适合本项目的档案管理制度。项目开工前，建设单位应遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范体系。为了进一步加强交通档案工作，档案工作者要通过学习和运用，进一步增强依法治档意识，加大档案法律法规的宣传力度，加强档案机制建设。进一步抓好档案基础业务工作。按照新的文书立卷改革要求和各项业务建设规范，扎扎实实做好档案收集、整理、保管、编目、鉴定、统计、检索、数字化、利用等各项基础业务工作，努力实现档案基础业务工作的制度化、规范化、标准化。在此基础上，要积极推广、贯彻执行有关电子文件归档和电子档案管理等方面的国家和行业标准或规范，努力提高档案管理的科技含量和科技创新能力。

（二）提高档案人员的专业素质和技能。加强人员培训，引进社会力量，提升建设项目档案管理的专业化程度和效率；加强各单位和人员之间的技术交流与培训；项目内部和参建单位工作人员进行系统专业培训。档案社会化服务管理模式是项目建设启动时，引进专业管理队伍。这些队伍经验丰富，专业技术全面，实际操作能力强，熟知各项标准法规，服务具有连续性和持久性，可以较好推进项目档案工作。档案工作是一项崇高的事业，对历史负责，为现实服务，替未来着想，档案工作肩负着历史的责任。广大档案管理人员要热爱档案工作，积极主动参加多种形式和渠道的学习培训，不断提高档案人员的岗位适应能力和业务能力，掌握档案工作的方法和规律，优化知识结构，提高综合素质，全面加强档案队伍建设，不断提高档案管理工作水平，为推进交通事业全面跨越发展作出新的贡献。

（三）实现工程档案管理到管控的转变。运用工程管理的方法，实现建设项目档案管理向建设项目档案管控方向的转变。工程管理方法包括进度管理、质量控制、成本核算等；通过事前控制、事中控制、事后控制等方法，实现管理与控制的有机转变。以建设项目档案质量评估为抓手，实现建设项目档案管理由粗放式向精细化的方向发展，文件质量评定标准可从数量齐全（35%）、内容准确（35%）、形式规范（20%）和归档及时（10%）4个方面进行综合评定。落实档案责任主体，强化管理。工程结算付款及质保金支付时实行档案人员签字制度，若付款审批单无档案员签字，财务部门不予结算付款。系统闭环是档案管理的保障，在抓好制度与机制建设的基础上，突出过程控制与成效考核，形成闭环管理。制定档案工作考核评价办法，对公司系统各单位档案工作的组织建设、业务建设、信息化、开发利用、硬件建设等进行全面考评，并将档案工作纳入办公室对标管理内容，纳入各单位负责人年度业绩考核指标体系。同时，在工程项目管理过程中，将文件归档嵌入工程进度资金支付的审批流程，有效保证项目档案管理的顺利实施。

（四）建立档案现代管理模式。信息化建设是做好档案管理的支撑。信息化不仅包括档案实体的数字化、档案管理系统的信息化，还应包括对应归档电子数据的自动甄别、捕获、归档、存储的电子档案“全生命周期”的智能控制。统一信息系统平台。公司统一部署档案管理信息平台，并贯穿工程管理各层级单位，做到界面统一、流程统一、数据标准统一，为实施工程项目档案管理的标准化奠定基础。通过电子文件管理系统与电网工程的基建业务管控系统相对接，初步实现基建管控平台部分应归档数据与材料的自动归档推送功能，避免重复录入。对于系统外参建单位，通过发放工程档案离线收集客户端，实现各参建单位工程档案元数据和整理规则的统一定制与数据采集，做到工程档案管理的规范与高效。实现工程项目日常工作开展、参建单位的档案收集、参建单位付款审批等一体化集成，工程日常管理和档案收集管理相互融合。做好档案工作，必须保持档案资料的齐全、准确和安全，做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，更好地为交通事业发展服务。我们要善于发现问题并积极解决问题，以与时俱进、开拓创新的精神，积极拓展档案为全市交通工作大局服务的广度和深度，在为经济建设、为领导决策、为查档人员提供系统优质档案信息服务方面不断推出新举措，拓展新领域，不断实现档案服务机制的创新。