合同订单评审管理工作流程描述

合同/订单评审管理流程

一、合同/订单评审管理流程图

<合同/订单评审管理流程

经理财务部

4.意向

订单评

审决策

市场部技术质量部生产物资部综合管理部1.订单评审2.直接评审3.会签或会议评审5.合同审核审批6A.合同订单履约6B.合同订单履约6C.合同订单履约6D.合同订单履约7.合同变更确认8.合同订单变更后履约9..合同执行状况跟踪和统计分析10.合同执行效绩评估11.合同记录归档管理

二、合同/订单评审管理流程说明书

一、目的： 为正确理解和了解顾客的要求及期望，确定满足顾客要求的产品质量，以确保公司按合同要求向顾客提供产品和服务，使顾客满意。 二、适用X围： 本程序适用于公司承揽的所有产品的合同/订单的评审、修订、控制和管理。 三、规X性引用文件： *****标准 四、职责 过程 4.1市场部负责组织合同/订单的评审，负责承揽项目和加工制造产品合同所有的签订，负责保管合同/订单及其评审材料。 者 4.2技术质量部负责产品技术性能要求的理解，提出产品制造可行性、风险分析及评估的结论，并与市场部同顾客进行沟通。负责对产品的工艺、质量要求和其所需的检测方法、手段等技术要求进行分析、评估，提供证据以满足顾客的要求，负责分析机器设备能力、工装工具能力及包装方案，当有异议或不能满足合同要求时，应提出建议和意见交市场部，过程或直接与顾客进行沟通、协商； 相关4.3 生产物资部负责分析、评估交付产品所需的生产能力、运输能力、交付者 进度、交货期。当不能满足其要求时，应提出建议和意见交市场部，由其与顾客进行沟通、协商。负责分析、评估交付产品所需的原材料、采购成品和外包等供应能力，当不能满足合同要求时，应提出建议和意见交市场部门； 4.4 综合管理部负责分析、评估承揽产品所需对应单位的人员资质及人力资源能力，提出建议和意见交市场部门； 4.5财务部负责分析、评估公司拟承揽产品的资金使用情况能否满足客户需要，提出项目产品的利润率建议和意见交市场部门； 4.6 公司领导对订单评审结果的可行性进行决策。 五、术语 5.1 一般意向订单：成熟产品或无特殊需求的意向合同/订单。 5.2 特殊意向订单的定义：对符合以下要求的订单为特殊意向订单： a) 成熟产品对产品质量、交货期、包装等方面有特殊要求的意向合同/订单； b) 新产品意向合同/订单； c) 对公司业务发展有重大影响的意向合同/订单； 上述3种情况以外的合同/订单均为一般意向订单。 5.3 直接评审：由市场部对一般意向订单的评审。 5.4 会签评审：由市场部召集技术质量部、生产物资部、财务部、综合管理部等相关部门人员参与特殊意向订单的评审。 5.5 订单评审决策：对新产品或对公司有较大影响的合同/订单须由市场部门形成书面汇报材料报公司主管领导决策。 序号 六、过程描述 步骤 名称 过程描述与控制要求 重要输入或输出 <输入>意向合同 【市场部】 获取意向合同/订单，对意向合同/订单按/订单 1 意向合同/订单判定 一般、特殊意向订单进行分类判定、确认。 <输出>一般、特殊订单分类结果 【市场部】 在接到顾客的一般意向订单或口头订单时，应 <输入>意向合 确保所接到的订单的各项要求都明确具体，并填写同 一般意向2 《合同/订单评审记录》, 如果评审没有问题，由市订单评审 场部主管领导签字确认，由市场部回复客户可以满/订单<输出>合同/足要求，进入洽谈承揽合同阶段。 订单评审记录表 <输入>意向订【市场部、财务部、技术质量部、生产物资部、 单 综合管理部】 市场部接收到顾客的特殊意向订单后，应充分<输出>合同/ 了解顾客的要求及期望，如：技术要求、数量、规格、订单评审记录表 交付日期、交付进度、包装要求、关键特性和重要特性顾客信息沟通 等，由市场部召集财务部、技术质量部、生产物资部、记录表 综合管理部及项目产品涉及的相关部门对其进行评 审，将评审的结果记录于《合同/订单评审记录》中。 评审中的内容包括：关键产品特性、顾客和法律法 规的要求、X围、时间、成本、质量、资源、沟通、 风险和变更，必要时将项目管理和设计/开发的内容 在所有要求的评审中予以体现； 特殊意向订单（成熟产品），采取会签或会议评 审的方式进行评审，形成评审记录。特殊意向订单（非特殊意向3 成熟产品）采取会议评审的方式，形成评审记录。评订单评审 审过程中，产品的技术质量要求、工装、设备、工具、生产周期、物资采购周期、产品价格、人员能力、利润率及资金使用等方面均能满足客户订单需求时，形成评审记录，市场部与客户沟通，并按相关要求签订合同。如无法满足客户需求，针对不能满足的项目条款，由市场部或相关部门与客户进行沟通和协商，并将与客户沟通和协商的结果记录于《顾客信息沟通记录表》中，与客户取得一致后与客户签订合同。与客户沟通不能达到一致时，市场部将其情况报公司主管领导决策，如公司领导决策接受此订单，则由各相关单位制定满足产品要求的推进计划及措施。 4 对新产品或对公司有较大影响的合同/订单<输入>合同/订 意向订单评审须由市场部形成书面汇报材料报【公司主管领单 导】决策。 决策 <输出>合同/订单评审记录表 <输入>草本合同 【市场部】 根据投标及客户商务洽谈结果编制合同并履行<输出>正本合同 审批程序； 【财务部】 审核后市场部报公司对合同相关条款进行审核，主管领导审批； 【技术质量部】 对新产品或对公司有较大影响的合同进行审核，并与客户签订技术协议、获取技术标准； 【公司主管领导】对合同进行审批； 【财务部】盖公司合同专用章。 5 合同审核审批 6 7 8 9 【市场部】 <输入>市场需求a)将签订后的合同建立《合同/订单汇总台账清信息、项目说明书 合同订单履约 单》； b)下发市场需求信息或项目说明书，各单<输出>生产计划 位按照流程进行合同履约，具体参照《生产过程控制管理流程》。 a)若客户变更合同/订单，则由【市场部】组织各 重新对其进行评审，并将评审的结果记录于部门 《合同更改评审记录表》中。 b)由于公司内部 原因造成合同变更，由【责任主体】以书面形式<输入顾客信 提出申请，经【公司主管】领导签字后报市场 部，由市场部与客户沟通、确认后组织各部门息 合同变更判定、对其进行评审并将评审的结果记录于《合同更沟通记录表> 确认 改评审记录表》中，重新履行合同审批程序，更新<输出>合同/合同、评审表。 c)【市场部】与顾客沟通确认订单更改评审记后仍存在风险或问题则需组织相关部门进行风录；顾客信息沟通险评估。 记录表 <输入>新要求的 【市场部】 根据变更后的要求或相关信息另行下发市场市场需求信息、 合同变更后履项目说明书 要求信息或项目说明书； 约 <输出>生产作 【生产物资部】 组织安排生产。 业计划 【市场部】 <输入>生产作业 对未能履约的状况合同完成状况a)市场部进行合同履约跟踪，计划 跟踪和统计分由相关责任部门进行原因分析、采取纠正措施进<输出>合同/订析 行整改和处理； 单汇总台账清单 b)对新产品或对公司有较大影响的合同完成 后进行统计、汇总和分析； c)将合同/订单进行汇总建立台帐清单。 <输入>统计分析 【市场部】 对合同的完成情况统计分析进行评估，对责任表 合同执行效绩单位按《市场营销管理效绩考核管理规X》进<输出>效绩考核 10 通知单 行效绩考核。 评估 【市场部、相关部门】 市场部及相关部门将合同/订单评审过程的相11 记录归档管理 关资料及记录进行归档并管理。 七、流程的关键控制环节： 一般、特殊意向订单评审，意向订单评审决策，合同审核、审批。 八、管理目标及技术方法 8.1 合同评审及时率 九、支持此过程的相关文件 9.1市场营销管理效绩考核实施管理规X。 十、支持此过程的相关记录： 10.1合同评审表 10.2合同/订单汇总台账清单 10.3合同/订单更改评审记录表 10.4顾客信息沟通记录表 三、附则

1.本流程由市场部起草并负责解释； 2.本流程自发布之日起执行。