第２９卷第１１期（上） 赤峰学院学报（自然科学版） Ｖ０ｌ＿２９Ｎｏ．１１ ２０１３年１１月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｃｈｉｆｅｎｇ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｎａｔｕｒａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ Ｅｄｉｔｉｏｎ） ＮＯＶ．２０１３ 高校档案管理质量保障体系建设探析 王丽勇 （赤峰学院 院办综合档案室，内蒙古 赤峰０２４０００） 摘要：高校档案管理工作一直以来都是学校日常工作的一个重要的组成部分，高校档案管理工作 的质量同样对学校教学产生直接的影响．它也是衡量学校教育水平的一个重要标准．本文就目前高校内档 案管理工作出现的问题，谈了几点改进的意见和看法． 关键词：高校；档案；质量 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７３—２６０Ｘ（２０１３）１１－０２８０—０２ 高校档案管理工作对于学校未来的发展至关 高校管理人员自身对于档案重视不够是影响 重要，它是学校文化建设的一个重要内容．因而提 到档案管理质量最根本的原因．档案是高校文化建 高高校档案管理质量有利于学校的建设，同时这也 设的重要内容之一，加强对档案管理是提高高校档 是适应社会新形势的需要． 案管理质量的必然要求．然而高校档案管理的现状 １ 管理工作存在的问题 非常不容乐观，其原因是档案管理人员自己对于档 １．１工作不够规范 案的认识不够，他们并不了解高校档案的重要意 目前的高校档案管理工作从整体上来说，缺乏 义，在档案管理工作的时候往往只是浮于表面，而 规范化、制度化的管理，这主要表现在以下几个方 不将工作真正的落到实处．在我国很多高校中对于 面．其一是在档案收集过程中没有严格的要求和规 档案管理的方案和规划并不多，因此档案管理缺乏 定．档案管理人员在收集档案的时候工作散漫，并 一定的规范，有些高校虽然有明确的规定，但只是 且没有考核制度，并且缺乏规范的管理制度，对于 停留在口头上，并没有的哪敢管理的质量，这样直 一些资料是否需要收集到档案中去并没有合适的 接影响到高校档案管理的质量．除此之外，高校内 规定．这样一来就会出现一个问题，当收集档案的 档案管理人员责任意识不强，因此在工作上无法尽 时候，完全看自己的意愿，原意交的就交，不愿意则 心尽力，有的管理人员自身缺乏档案管理知识，所 可以不交，所以才会在收集过程中问题频出．其二 以在管理档案时候只能做一些浅显的工作，例如从 是工作人员在整理档案的时候不够规范．这个问题 外界接收档案、保管档案、将档案进行分类等，因而 是由多方面的原因引起的，对其影响最大的是档案 一旦在工作中遇到新的问题，管理人员往往不能独 人员的专业素质．目前很多档案整理人员的专业素 自的解决问题，在建立档案的时候由于业务不熟 质存在着很大的差别，有的管理人员素质低，专业 悉，可能还会出现档案不齐全、不完整现象． 能力不够，因此在整理文档的时候并不能很好的完 ２高校档案管理质量保证体系建设 成工作．还由于档案整理过程中缺乏规范性，所以 ２．１加强队伍建设 档案人员在排序分卷的时候，完全按照自己的个人 加强高校档案管理质量保障体系建设首当其 想法来操作，而忽视了卷内文件应有的顺序，这样 冲要提高管理人员的专业素质，管理人员的素质与 一来造成文档排序不合理，并且资料有时候还存在 其工作质量息息相关，从某种程度上来说，管理人 着缺漏．其三是管理人员对档案保管不妥当．这主要 员业务素质直接对管理质量起着决定性的作用，因 表现在当档案向外借出的时候，工作人员由于疏忽 此提高档案队伍的整体素质是非常有必要的．高校 而忘了做好记录，因此很多档案不能够按时的归 档案管理人员队伍中有专业的档案人员也有非专 还，并且档案在外借过程中遭到了损坏，致使档案 业的兼职人员，兼职人员并不属于高校档案部门， 资料漏失． 因此他们的业务能力与专业人员相比较为落后，所 １．２管理意识不强 以在档案管理的过程中，可能会给管理质量带来安 全隐患．所以要提高高校档案管理质量，必须缩小 样一来就自然而然的失去了其使用的价值．不仅如 管理人员的素质能力差距．各个高校在提高档案人 员专业素质时候，应该从整体人手，加强整个档案 队伍的建设，这样才能保证档案队伍的质量．加强 档案队伍建设的手段有很多，最有效的就是要定期 的对档案工作人员进行业务培训工作，在培训工作 此纸质档案与现代信息化管理方式相比工作更为 困难，因为纸质档案的采集量非常多，因此在归档 的时候相当麻烦，而且对于技术的要求也很高．由 此可以看出高校领导应该大力的引进信息化技术， 采用先进的办公技术才能提高高校档案管理质量． 具体的操作是在建立网站之后，将各类的档案进行 归类，然后再将这些信息存人到互联网中去，这样 一中，应该重点向档案人员宣传档案管理的重要性， 普及档案相关的知识和信息，最重要的是要让管理 队伍学会如何的使用计算机等新技术，将这些技术 应用到工作中去．不仅如此要加强档案管理队伍专 来就能够非常便捷的使用网站来管理校园档案， 除此之外建立网站加强对高校档案的管理还有一 个其他的优势，就是它能提高档案的利用率．这是 业能力的培养，还需要培养他们创新思维，让其在 工作中能够不断的创新．在高校内建立激励机制对 于改善档案管理工作来说同样有效，现在档案管理 质量得不到保障的关键原因是管理人员在岗位到 感受不到工作的压力，因而他们很难约束自己，在 工作上无法全身心的投入，所以高校需要建立激励 来调动管理人员的积极性．除此之外，激励体 制还能够给档案工作人员无形的施加压力，让他们 感觉到工作的危机感，这样在工作时候才不会态度 散漫，并且有了危机感之后，工作人员还会转变工 作态度，主动的参加学校的再教育，充实自己的知 识，提高自己的业务水平． ２．２实现管理信息化 随着社会信息化的发展，人们在生活的各个方 面都会大量的运用到信息化技术带来的产品，它们 在人们日常的生活之中占据着重要的位置．不仅如 此这种新形势之下，人们的思想也开始发生转变， 他们一边在享受着信息化带来的方便时效，一边更 加希望信息化技术能够渗透到生活与工作的各个 方面中去，因此高校档案需要采用信息化技术进行 管理，这样才能够满足人们的意愿，同时也是与时 俱进的必然要求．高校如果需要实现档案管理的信 息化，需要转变他们的工作方式与工作理念．这需 要高校档案管理者改变自己的工作思路，从实际出 发．具体的方式是在互联网上建立一个档案管理网 站．设置专门的校园档案管理网站其实对于档案的 质量管理有着重要的作用．现在传统的档案管理方 式早已经不符合新形势的发展，这是因为传统的方 式大多都是纸质的资料，这种纸质的档案在很大程 度上了其使用价值的发挥，很多纸质档案只能 一直收藏在档案室里，而无法得到很好的利用，这 因为高校内大部分的大学生都会上网，对网络的依 赖性强，因此利用互联网来管理和宣传学校档案， 可以引起学生的关注，从而有利于档案的进一步共 享． ２．３建立考核机制 档案管理工作人员的工作态度不够端正，行为 散漫是导致高校档案管理质量较低的主要原因之 一，因此加强队伍管理，建立考核机制是非常有必 要的．高校应该在档案工作人员中建立考核机制， 除此之外要定期的对管理人员工作进行检查，对每 一个管理人员的服务质量以及工作能力进行考核， 如果一旦发现有服务质量差，工作不认真的员工， 可以给予一定的处罚，同样对于认真积极工作的员 工在经过一定的考核后要给予其奖励．这样才能调 动档案管理人员工作热情，提高档案管理质量和水 平． ３结束语 高校档案管理质量的体改需要先完善档案管 理机制，这样才能让高校档案管理工作有效的进 行．完善管理机制，需要利用信息化技术，与时俱 进，并且要加强队伍素质建设，在队伍中建立考核 机制，这样一来才能让管理水平得到提高． 参考文献： ［１］张晏如．谈高校档案管理质量保障体系建设Ⅱ］． 北京档案，２０１１（１）． ［２］严融洎．组织评估在高校档案管理质量保障体 系应用Ⅱ］．管理学家，２０１２（２）． ［３］陈琪．高校档案管理模式转变问题研究Ⅱ］．价值 工程．２０１１（４）． －２８１—
