房屋租赁管理制度

批准 ` 1.0 职责

1.1 行政人事部

1.1.1 对设有行政人事部行政专员专职管理的区域（如深圳办公区及宿舍）：负责房屋租赁申请、费用报销及日常管理；

1.1.2对未设有行政人事部行政专员专职管理的区域（如各分公司、办事处常驻办公区、宿舍）：负责监督房屋租赁申请、费用报销，以及环境卫生。

1.1.3 汇总各分公司、办事处的租赁情况，每个月定期对租赁房屋做检视，视入住情况安排退租或者续租。

1.2 营销中心各分公司、办事处销售岗

1.2.1负责本管辖区域办公区房屋租赁申请、费用报销及日常管理； 1.2.2负责本管辖区域办公区环境卫生管理. 1.3 宿舍长（销售岗或服务岗）

1.3.1负责本管辖区域宿舍房屋租赁申请、费用报销及日常管理； 1.3.2负责本管辖区域宿舍环境卫生管理。

2.0 房屋租赁类型

房屋租赁类型

序号 1 2 3 纯办公 办公+宿舍 宿舍 类型 备注 3.0 房屋租赁申请

3.1

房屋租赁申请原则：

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3.1.1 原则上本地招聘人员不承诺解决住宿；

3.1.2 对于入住人员少或者承诺解决住宿人员较少的区域，确有保留办事处必要的，应考

虑租赁办公室而不是宿舍。

3.2

行政人事部管辖办公区/宿舍租赁申请

3.2.1 新租房或续租（更换地址按新租处理）：由行政人事部以邮件形式提供《租房申请

表》（包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，总经理批准。

3.2.2 对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用品，应在《固定资产申购单》

或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。

3.2.3 涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。

3.2.4 租赁合同和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。

租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。

3.3

营销中心管辖办公区/宿舍租赁申请

3.3.1 新租房或续租（更换地址按新租处理）：由租赁人以邮件形式提供《租房申请

表》（包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，分管副总批准，报备行政人事部。

区域类别 办公区 一类地区 宿舍 二类地区 办公区 宿舍 15平方米/人 按审批租赁 15平方米/人 按审批租赁 15平方米/人 2200-2500 按审批租赁 1800-2200 按审批租赁 1300-1800 宿舍长负责 大区经理负责 宿舍长负责 大区经理负责 宿舍长负责 面积（平方米） 按审批租赁 预算限额（元/月） 按审批租赁 备注 大区经理负责 三类地区 办公区 宿舍 3.3.2 对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用品，应在《固定资产申购单》或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。

3.3.3 涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。

3.3.4 租赁合同和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。

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租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。

3.4

押金与租金的支付

3.4.1 押金支付额度：最多不超过2个月房租。

3.4.2 租金支付频率：深圳房屋租金一律采用月付。异地房屋租金原则上月付或季付，一

律不超过（含）季付。

4.0 租赁房屋固定资产管理

4.1

办公区/宿舍标准配置

物品名称 固定资产 固定资产 固定资产 固定资产 办公区 固定资产 办公用品 办公用品 办公用品 电热水壶 A4纸 中性笔 一次性水杯 高低铁床 （含安装运输） 固定资产 固定资产 固定资产 宿舍 办公用品 棉被（4-10月不可报销） 床上用品 办公用品 （枕头、被毯、床单、席子） 插座 套 按入住预定人数 80-120 3年 套 按预定人数 80-120 3年 电热水壶 台式风扇 路由器 个 台 个 1 按入住预定人数 1 50-80 50-60 50-80 3年 3年 5年 个 包 支 包 1 按办公需求 按办公需求 按办公需求 50-80 按实际采购 按实际采购 按实际采购 5年 ---- ---- 办公桌 办公椅 空调 路由器 单位 张 把 台 个 数量 按办公人数 按办公人数 1 1 预算（元） 按审批采购 按审批采购 按审批采购 50-80 使用期限 5年 5年 5年 5年 固定资产 张 按入住预定人数 150-250 5年 办公用品 个 按入住预定人数 10-20 3年 4 / 9 物品名称 清洁用品 办公用品 拖把、扫帚、洗厕刷、洗厕剂 一次性拖鞋 单位 数量 预算（元） 使用期限 个 各1 按实际采购 ---- 办公用品 双 50 1.5-2 出差人员配置 4.2 固定资产申购 4.2.1 固定资产分类：办公设备、办公家具、研发设备、生产设备。

4.2.2 行政人事部管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购：由需求部门填写《固定资

产申购单》，经部门主管、总监审批后，由行政人事部统一采购。

4.2.3 营销中心管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购：由需求部门填写《固定资产

申购单》，经部门主管、总监审批后，办公区由销售岗采购，宿舍由宿舍长采购。

4.2.4 研发设备、生产设备申购：由需求部门填写《固定资产申购单》，经部门主管、总

监后审批，由采购部统一采购。

4.2.5 资产采购回来后应统一交行政人事部编固定资产。行政人事部应组织采购部门、需

求部门完善《固定资产申购单》验收信息，并开出《入库单》。

4.3 固定资产管理 4.3.1 公司购置：

4.3.1.1

办公区：不管使用期限如何，如发生固定资产丢失，由办公所在地管理责任人或指定相关责任人承担相应损失。损失金额按固定资产原值减去折旧值，财务核算标准后，从工资中扣除

4.3.1.2 4.3.1.3

办公区：不管在使用期限内外，如发生固定资产损坏，由公司承担维修费。 宿舍：不管使用期限如何，如发生固定资产或办公用品丢失

1. 如固定资产丢失可以确定责任人的，由宿舍长指定的责任人承担损失； 2. 如固定资产丢失无法确认责任人的，由宿舍长和公司发现固定资产丢

失时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）承担损失；

以上固定资产损失金额按物品原值减去折旧值，财务核算标准后，从工资中扣除。

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4.3.1.4 宿舍：在使用期限内，如发生固定资产或办公用品损坏

1. 如固定资产损坏可以确定责任人的，由宿舍长指定的责任人承担维修

费；

2. 如固定资产损坏无法确认责任人的，由公司发现固定资产损坏时一个

月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）承担维修费；

在使用期限外，由公司承担维修费。

4.3.1.5 宿舍：宿舍长离职交接，请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。

4.3.1.6 以上固定资产及办公用品，包含公司购入和房东自有的。房东自有的损失金额，以和房东协商的金额为准。

4.3.1.7 宿舍：宿舍长离职交接，请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。

4.3.1.8 以上固定资产及办公用品，包含公司购入和房东自有的。房东自有的损失

金额，以和房东协商的金额为准。

5.0 环境卫生管理

5.1

行政人事部管辖办公区/宿舍

5.1.1 办公区：由行政人事部外聘保洁人员做好管辖区域5S。

5.1.2 宿舍：由入住人员做好管辖区域5S。为出差人员配置的床上用品需每个月由行政人

事部清洗一次（宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担）。

5.2

营销中心管辖办公区/宿舍

5.2.1 办公区：由销售岗外聘保洁人员做好管辖区域5S。

5.2.2 宿舍：由宿舍长做好管辖区域5S。为出差人员配置的床上用品需每个月由宿舍长清

洗一次（宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担）。

5.3

宿舍长

5.3.1 行政人事部/营销中心管辖区域：采用视频检查。

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5.3.2 视频检查：行政人事部每月不定期抽查宿舍5S。接到检查宿舍通知后，宿舍长需在

5分钟内（行政人事部需提前确认宿舍长在宿舍）对所在宿舍录制清晰的视频并发送给行政主管。宿舍5S评判标准：

评定项目 合格 1. 1. 1. 1. 1. 不合格 出差人员已不入住，曾使用的鞋袜未丢弃 异物 地面脏、桌凳乱放、垃圾未清理 出差人员使用过的未清洗 有损坏未维修 床上床下衣物鞋袜 基本能整理个人床上床下用品 公共厕所 地面清洁 床上用品清洗 门锁窗玻璃 能正常使用 保持清洁 每个月正常清洗 能正常使用 5.3.3 行政人事部每月将检查结果以邮件形式在公司范围内发送：首次视频检查不合格者，由行政人事部督促宿舍长在两日内改善后复查。后续检查仍不合格，作为判断是否取消宿舍租赁的依据之一。

5.3.4 宿舍纪律管理：宿舍是给公司员工及出差人员休息的场所，禁止宿舍人员未经许可

留宿外人。若因留宿外人，导致出差员工无床位入住宿舍，则出差人员入住酒店费用由留宿外人的员工承担。

5.3.5 离职员工管理：离职员工必须于离职之日起搬离宿舍。

6.0 租赁房屋退租

6.1

合同到期退租

6.1.1 合同到期后，按合同约定退租。返还的押金由宿舍长冲账，详见《费用管理制度》。 6.1.2 办公区如因以下情况发生房东扣除押金：

6.1.2.1

因公司办公需要破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢扣除押金的，由公司承担；

6.1.2.2 6.1.2.3

退租时房屋脏乱，未清理干净的，由公司承担；

其他情况，需由邮件说明，报部门总监审批，报备行政人事部。由办公所在地管理负责人或责成相关责任人和公司各承担一半责任；

6.1.3 宿舍如因以下情况发生房东扣除押金：

6.1.3.1

破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢的，由宿舍固定入住人员均摊，

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从工资内代扣；

6.1.3.2

退租时房屋脏乱，未清理干净的，由退租时一个月内入住宿舍的所有人员

（包括固定入住人员和出差入住人员）承担；

6.1.3.3

其他情况，需由邮件说明，报部门总监及行政人事部经理审批，可按每年

20%的押金自然损耗，其余部分由由退租时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）和公司均摊。

6.2

合同未到期退租

若因合同未到期退租，导致全额或部分扣除押金：

6.2.1 因公司业务需要，合同未到期退租。由管辖区域负责人（办公区由所在区域负责人，

其他区域由行政人事部；宿舍由宿舍长负责）以邮件形式退租申请，报部门主管、总监审批，报备行政人事部。所扣除的押金由公司承担。

6.2.2 非因公需要所产生的退租，扣除的押金由宿舍长及审批退租的直接上司共同承担。 6.3

各区宿舍责任人。

部门 上海分公司 广东分公司 北京分公司 此后发生办公室或宿舍交接，必须有双方确认的交接邮件和宿舍或办公室物品交接清单。

地区 类型 责任人 7.0 相关文件

无

8.0 相关表单

《租房申请表》

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《房屋租赁费用审批表》 《固定资产申购单》

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